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Die ultimative Checkliste, um ein Präsentation Audit durchzuführen

By 10. September 2022No Comments
Präsentationen sind in vielen Berufsbereichen ein unverzichtbarer Teil des Geschäftslebens. Umso wichtiger, dass diese sowohl optisch als auch inhaltlich einwandfrei aufbereitet sind. Die Praxis sieht leider ganz anders. Viele Präsentationen wirken ziellos und eingestaubt. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit 9 Schritten eine optimale Präsentation erstellen und alte aufbereiten.

Präsentation-Audit

1. Logische Struktur: Ein Schritt nach dem anderen

Am Anfang war das Wort, so steht es schon in der Bibel. Dieser weise Satz hat, neben seinen theologischen Mehrwert, einen viel wesentlicheren Aspekt. Um Ihren Zuhörern einen klar strukturierten Leitpfaden bieten zu können, muss der Inhalt schlüssig und fundiert dargestellt werden. Von Beginn bis zum Ende. Gedankensprünge, sowie Inhalte, die nur mit gehörigem Vorwissen verstanden werden können, sind hierbei verpönt. Im besten Fall gehen Sie bei Fachwissen immer von einem unwissenden Dritten aus, sodass Sie potenzielle Fachtermini und Zusammenhänge schrittweise erläutern. Allerdings sollten Sie hierbei den roten Pfaden nicht außer Acht lassen. Sollten Sie sich dessen unschlüssig sein, tragen Sie die Präsentation Bekannten oder Verwandten vor. Manchmal lohnt es sich auch Präsentationstexte mehrere Tage oder zumindest eine Nacht liegenzulassen; beim Schlafen kommen bekanntlich die besten Ideen.

2. Klare Zielsetzung: Nicht immer ist der Weg das Ziel

Entgegen dem altbekannten Sprichwort ist nicht immer der Weg das Ziel. Im Fall einer Präsentation sollten Sie sich Gedanken machen, welchen Effekt oder Erfolg Sie nach dem Abschluss der Präsentation erreichen wollen. Daher entfernen Sie möglichst alle irrelevanten Fakten und beschränken sich auf das Wesentliche. Halten Sie sich stets vor Augen, was Sie mit der Präsentation erreichen wollen. Geht es beispielsweise um einen möglichen Verkaufsabschluss, sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Fakten innerhalb der Präsentation klar ersichtlich sind. Nur so werden Sie Interessenten zu einer Handlung bewegen können. Auf jeden Fall ist es lohnend, die wesentlichen Teile der Präsentation am Ende kurz und anschaulich darzustellen.

3. Aussagen auf den Punkt: Weniger ist mehr

Vorbei sind die Zeiten, in denen überquellende Fließtexte Präsentationen dominierten. Mittlerweile darf es ruhig etwas legerer und lockerer wirken. Nutzen Sie dazu kurze und prägnante Überschriften. Im Idealfall verknüpft der Zuschauer mit den Überschriften ein Thema und wird mental gefesselt. Ausschweifende Erzählungen und langatmige, verschachtelte Sätze sollten dabei möglichst gemieden werden. Obligat sind Wiederholungen von Phrasen und Wörtern. Fassen Sie sich möglichst kurz und überzeugen Sie mit Qualität statt Quantität.

4. Wirkung der Folien sicherstellen: Der erste Eindruck zählt

Ihre Folien sollen selbstverständlich eine Wirkung erzielen. Daher ist es unabdingbar, dass Text und Bild eine Symbiose darstellen. Nutzen Sie dafür passende Grafiken und Bilder; mittlerweile gibt es viele kostenlose und erschwingliche Varianten. Besonders wichtig ist dabei die Wirkung der ersten Folien; schließlich soll der Betrachter möglichst schnell und lange aufmerksam Ihre Präsentation verfolgen. Ein lockerer und humorvoller Start wirkt wahre Wunder.

5. Ausrichtung von Design, Sprache und Inhalt auf Ihre definierte Zielgruppe

Bei der Überprüfung Ihrer Präsentation sollten Sie sich immer Ihre Zielgruppe vor Augen führen. Schließlich macht es einen Unterschied, ob Sie (plakativ gesprochen) Ihren Vortrag vor der Chefetage eines Unternehmens oder vor Auszubildenden halten. Passen Sie daher Bilder und Farben der Präsentation entsprechend an und sorgen Sie auch hierbei für eine gehörige Portion Abwechslung. Nach dem dritten, sich wiederholenden Bild, ist auch der beste Witz nicht mehr lustig. Weiterhin lohnt es sich, die gewählte Sprachform anzupassen. So könnte beispielsweise ein lockerer Sprachstil bei Auszubildenden gut ankommen, während die Wirkung in der Chefetage vermutlich eine andere wäre. Bereiten Sie außerdem den Inhalt entsprechend der Zielgruppe auf und greifen notfalls auf Erklärungen verschiedener Fachausdrücke zurück.

6. Beantwortung der möglichen Fragen: Fragezeichen ausmerzen

Nach Möglichkeit sollten nach Ihrem Vortrag keine Fragezeichen mehr über den Köpfen der Teilnehmer auftauchen. Hinterfragen Sie daher bei der Durchsicht Ihrer Präsentation, ob alle relevanten Informationen im Vortrag enthalten sind. Sollten im Voraus schon bestimmte Fakten für die Zielgruppe wichtig sein, stellen Sie diese konsequent in den Vordergrund. Hierbei helfen visuelle Effekte. Im Idealfall gehen Sie Ihren Text durch und stellen selbst einen Fragenkatalog zusammen, so sind Sie für eventuell aufkommende Fragen bestens gerüstet.

7. Berücksichtigung der Fallstricke von Ideen und Produkten: Kritik spielend aufnehmen

Kritiker gibt es immer, auch in den eigenen Reihen. Daher sollten Sie sich im Vorfeld mit potenziellen Fallstricken Ihrer Thematik beschäftigen. Somit umgehen Sie unvorbereitet auf kritische Fragen zu treffen. Optimaler Weise hinterfragen Sie in der Präsentation selbst einige Thesen, um diese zu gleich positiv zu beantworten. Dies wirkt authentisch und schafft Akzeptanz beim Zuhörer. Prüfen Sie daher Ihre Präsentation stets auf aktuelle Informationen der Thematik.

8. Menschen emotional mitnehmen: Das Zauberwort „storytelling“

Logische Struktur gehört wie oben beschrieben zu jeder Präsentation. Stellen Sie diese jedoch nicht so „kalt“ analytisch wie Sherlock Holmes dar. Fungieren Sie lieber als Doktor Watson und binden das Publikum aktiv mit ein. Dies erreichen Sie beispielsweise durch Anekdoten und gezieltes Fragen. Infografiken und einprägsame Bilder helfen Ihnen dabei, die Zustimmung und Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen.

10. Abwechslung, Überraschung und Humor: Das Gewürz einer Präsentation

Was selbstverständlich erscheinen mag, wird aber jedoch oft vergessen: Abwechslung, Humor und Überraschung. Alle 3 Komponenten sind das sprichwörtliche Salz in Ihrer Präsentation. Ohne diese Zutaten wirkt selbst der beste Vortrag wie ein Referat im Naturkundeunterricht der dritten Klasse. Verschiedene Foliendesigns sorgen hierbei für eine angenehme Abwechslung. Mit Infografiken und kleinen Videos sorgen Sie für Überraschungen. Auch kleine Scherze dürfen nicht fehlen, sorgen Sie jedoch dafür, dass der Humor nur für eine dezente Auflockerung sorgt und Sie nicht in das Berufsfeld des Pausenclowns abdriften.

Fazit

Eine gute Präsentation braucht eine regelmäßige Überprüfung. Hierbei bietet sich die Nutzung eines strukturierten Ablaufplans in Form eines Audits an. So können Sie sicher sein alle wesentlichen Punkte abgearbeitet zu haben und sich auf das Wesentliche Ihres Vortrags konzentrieren: Die Performance!

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