Schluss mit Chaos: Wie Sie statt Canva-Vorlagen auf verlässliche PowerPoint-Prozesse setzen

In diesem Beitrag zeige ich anhand eines echten Kundenprojekts, wie ein klarer PowerPoint-Prozess und ein gezielter Story-Ansatz eine Präsentation komplett verändern können. Kein theoretisches Beispiel – sondern ein konkreter Best Case aus meiner täglichen Arbeit.

Mein Plädoyer lautet: weniger Fokus auf Canva und ChatGPT, mehr Konzentration auf die eigene Bildmarke.

Erfahrungsbericht: Wie ein klarer PowerPoint-Prozess aus 50 beliebigen Folien eine starke Unternehmenspräsentation gemacht hat

Als ich das erste Mal die Unternehmenspräsentation dieses Kunden geöffnet habe, wusste ich sofort, womit ich es zu tun hatte. Weiße Flächen, große Kreise als Gestaltungselemente, viel Leerraum. Ein typisches Canva-Template, das ich inzwischen schon mehrfach gesehen habe.

Und genau das war das erste Problem: ein Design, das nicht individuell wirkt, sondern aussieht wie hundert andere. Doch es blieb nicht beim Look.

Der zweite Eindruck war noch gravierender: ein Sammelsurium an Inhalten ohne klare Gliederung. Texte, die sich über mehrere Folien erstreckten, ohne auf den Punkt zu kommen. Über 50 Folien, viele davon mit generischen Aussagen, Buzzwords und Satzfragmenten, die klangen, als hätte eine KI sie aus einem Marketing-Baukasten zusammengeklickt. Zu viel, zu beliebig, zu nichts führend.

Nahezu jeder Text bestand aus Marketingphrasen, weichgespülten Feel-Good-Aussagen oder reinen Kategoriebeschriftungen. Kein einziger sprach den Zuschauer direkt an. Kein Satz holte die Zielgruppe emotional ab, kein Text thematisierte echte Probleme oder Bedürfnisse. Zu oberflächlich, zu generisch und weit weg von dem, was eine Unternehmenspräsentation leisten sollte.

 

Warum nutzen Unternehmen Canva und KI so inflationär?

Ich habe natürlich nachgefragt, warum
a) nicht mit PowerPoint gearbeitet wird,
b) so viele unterschiedliche Versionen der Präsentationen im Umlauf sind
und c) warum so viele Marketingphrasen in die Präsentationen gelangen.

Die Antworten sind ziemlich typisch:

Der Umgang mit PowerPoint und das fehlende Know-how sind die Hauptgründe für den Wechsel zu Canva. Fehlendes Design wird nicht als problematische Markendarstellung  erkannt, sondern allein PowerPoint angelastet. Auch fehlende Vorgaben und Prozesse werden häufig als komplizierte PowerPoint-Prozess abgetan – dabei liegt das Problem nicht in der Software, sondern in der fehlenden Struktur.

Viele dieser Annahmen sind Mythen.
Mit professionellen Vorlagen und kurzen Schulungen lassen sie sich leicht beheben.

1. Canva ersetzt PowerPoint.

Canva wird überall als die einfache Lösung für Design, Grafik und schnelle Umsetzung propagiert.

Was auf der Oberfläche stimmt, hat aber zwei Probleme:
Wer Canva nutzt, hat oft kein sauberes Corporate Design definiert und es fehlt an konkreten Designideen. Canva soll dabei helfen.

Durch die vielen Möglichkeiten, die es bietet, passiert oft das Gegenteil:
Menschen probieren herum, erstellen ständig neue Varianten und das Design verwässert zusehends. Wiedererkennung gibt es dann nur für Canva.

2. Es gibt keine verbindlichen Vorgaben.

Das Problem bei den vielen Versionen ist ähnlich wie beim Design:
Wenn nichts definiert ist und die Technik zu viele Möglichkeiten bietet, beginnen alle, ihr eigenes Ding zu machen.
Jede Person speichert, kopiert, ändert und am Ende gibt es keine einheitliche Präsentation mehr.

3. Marketingphrasen durch generische KI-Nutzung.

Was die austauschbaren Marketingformulierungen betrifft: Auch hier sind vermeintliche Internet-Tipps schuld. Zu viele unnütze Tipps über Sprache und Wirkung.
Viele nutzen „einfach mal ChatGPT“. Doch bei rudimentärer Prompt-Nutzung entstehen banale, generische Phrasen, die nichts über das Unternehmen aussagen.

Mein klares Statement:
Gutes Design entsteht nicht durch mehr Möglichkeiten – sondern durch Reduktion und klare Vorgaben.
Von mir gibt es ein klares Ja zur Nutzung von KIs. Auch KI muss geführt werden. Ohne Richtung wird sie zur Worthülsen-Maschine und schadet der Markenidentität.

 

Das Problem ist nicht die Software, sondern der PowerPoint-Prozess

Meine Empfehlung aus der Erfahrung mit der rasanten Entwicklung von Canva und ChatGPT:
Die Vielzahl an Möglichkeiten verdirbt oft das Gesamtbild.

Gehen Sie zurück zu PowerPoint, es ist technisch ausgereifter als jedes andere Tool auf dem Markt. Nutzen Sie Designs, die zu einem konsistenten Corporate Design zusammengeführt wurden.

Denn es zeigt sich: Erfolgreiche Präsentationen überzeugen nicht durch ausgefallene, wilde Gestaltung, sondern durch eine durchdachte Sales-Story und den zielgerichteten Einsatz von Inhalten.

Ein hübsches Erscheinungsbild kann nicht darüber hinwegtäuschen, wenn die Inhalte nicht dem Nutzen und den Erwartungen der Zielgruppe entsprechen.

PowerPoint ist klar erkennbar, vielseitig einsetzbar und geeignet für Print wie auch Web.
Nicht die Software ist das Problem, sondern die fehlenden Prozesse.

Herausforderung PowerPoint-Prozess: Raus aus alten Mustern

Die größte Herausforderung lag wie so oft im PowerPoint-Prozess. Im Unternehmen war man über Jahre hinweg denselben Mustern gefolgt: gleiche Texte, gleicher Aufbau. Neue Präsentationen entstanden, indem alte Inhalte immer wieder neu zusammengesetzt wurden. Der Ablauf war starr: erst das Unternehmen, dann die Produkte, dann die Leistungen – am Ende ein Standard-Fazit.

Kein Perspektivwechsel, keine Wirkung

Wenn man jahrelang dieselben Formulierungen verwendet, fehlt der Blick von außen. Die Inhalte wirkten dadurch beliebig. Wieder fielen Marketingphrasen, austauschbare Aussagen, keine echte Zielgruppenansprache.

Die Sprache der Kunden – oder nur die Sprache der Branche?

Als ich vorschlug, die Sprache persönlicher und klarer zu gestalten, kam das bekannte Argument: „Unsere Kunden sind diese Sprache gewöhnt.“ Tatsächlich gibt es Begriffe, die in jeder Branche fest verankert sind – und das ist auch gut so. Aber viele daraus abgeleitete Aussagen wie „Wir sind flexibel“, „Wir bieten Transparenz“ oder „Wir begleiten Sie mit höchster Kompetenz“ sind inhaltlich entkernt. Sie klingen gut, sagen aber nichts aus.

Was fehlt in der PowerPoint: konkreter Nutzen

Beim Neuentwickeln eines PowerPoint-Prozesses geht es auch darum, alles auf den Prüfstand zu stellen – auch die Aussagen. Was vor zehn Jahren überzeugend klang, muss heute nicht mehr funktionieren. Was damals einfach verkauft hat und verstanden wurde, kann im heutigen Massenmarkt sogar zum Problem geworden sein.

Flexibilität ist kein Nutzen, solange nicht klar ist, was genau damit gemeint ist. Und genau deshalb reicht es nicht, wohlklingende Aussagen zu treffen. Unternehmenspräsentationen müssen in Minuten wirken, nicht in Stunden. Der Zuschauer muss beim Hören oder Lesen sofort verstehen, worum es geht – sonst bleibt nichts hängen.

 

Mein Beitrag im PowerPoint-Prozess

Ich sehe in meiner Agentur rauschsinnig immer wieder die gleichen Muster. Für mich besteht die eigentliche Aufgabe oft darin, Menschen von neuen Wegen zu überzeugen – nicht nur Inhalte zu straffen, sondern den gesamten Aufbau neu zu denken. Weg vom gewohnten Ablauf, hin zu einer echten Story.

Ich habe viele Gespräche geführt, um mit dem Team gemeinsam zu klären, was das Unternehmen wirklich ausmacht. Heraus kamen Aussagen mit Substanz – kein „Wir sind…“, sondern ein echtes „Darum sind wir für Sie relevant“. Gleichzeitig habe ich vorgeschlagen, die Struktur zu verändern: in medias res.

Der Einstieg direkt mit einem Versprechen. Danach folgen die Argumente, die dieses Versprechen belegen. Erst später kommt das Unternehmen ins Spiel. Diese Struktur war für das Team ungewohnt, wurde aber nach einer Präsentation durch mich als sinnvoll anerkannt.

PowerPoint-Prozess Beginn: Zwei Storylines, ein Ziel

Ich habe den PowerPoint-Prozess bewusst bei der Sales-Story gestartet – nicht beim Design.

Zuerst entstanden zwei Varianten:

• eine konservative als „sichere Bank“
• die andere progressiv, direkter, emotionaler, moderner

Beide habe ich vorgestellt – die Entscheidung fiel auf die progressive Version.

Design greifbar machen: Prototyping

Aus drei ausgewählten Folien habe ich erste Designentwürfe gebaut. Unterschiedliche Layouts, unterschiedliche Anmutungen. Der Kunde wählte seinen Favoriten – dieser wurde Basis für die Gestaltung der Gesamtpräsentation. Der Folienmaster war nicht nur sauber strukturiert, sondern inhaltlich durchdacht: Fokus, Klarheit, kein Schnickschnack.

Animation mit Funktion

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir Bewegung in die Präsentation gebracht – aber gezielt. Keine Showeffekte, sondern Animationen mit Bedeutung. Der Ablauf sollte visuell unterstützen, nicht überladen.

Vertriebslogik erweitern: der One-Pager

Zum Abschluss habe ich einen One-Pager empfohlen. Ideal für den Erstkontakt, schnell erfassbar, klar strukturiert. Der Kunde war überzeugt und hat ihn direkt beauftragt. Kurze Lesezeit, starker Eindruck: das Versprechen, ´gute Argumente, passende KPIs.

 

Was daraus geworden ist

Gemeinsam mit dem Kunden und dem Team hat sich die ganze Arbeit ausgezahlt – nicht nur visuell.
Entstanden ist eine durchdachte, klar strukturierte Präsentation mit echter Aussagekraft.
Ich habe den Roll-out begleitet, dem Kunden ein Skript für die ersten Wochen mitgegeben und die interne Einführung unterstützt.

Heute nutzen sämtliche Abteilungen dieselbe Präsentation, mit kleinen Anpassungen für Ihre Zielgruppen. Die Teams sind vorbereitet, die Botschaft ist geschärft – und der Vertrieb arbeitet damit messbar erfolgreicher. Der Kunde erkennt jetzt, wo die Präsentation wirkt, wo Produkte erklärungsbedürftig bleiben und wo vertrieblich nachgelegt werden sollte. Genau dafür ist so ein Format gemacht.

Was wirklich zählt, wenn Präsentationen wirken sollen

Am Anfang steht immer die Frage: Tun wir die Dinge so, weil sie sinnvoll sind – oder nur, weil sie immer so gemacht wurden? Wer seine Unternehmenspräsentation überarbeiten will, sollte genau dort ansetzen: Inhalte hinterfragen, Ansprache prüfen, eingefahrene Abläufe aufbrechen.

Darauf aufbauend braucht es einen Prozess, der diese Punkte einzeln behandelt – mit klarem Fokus und in der richtigen Reihenfolge. Erst die Story. Dann das Design. Und vor allem: mit allen, die später damit arbeiten.

Eine Präsentation, an die Menschen mitgedacht haben, wird nicht nur besser – sie wird auch genutzt. Und das ist am Ende das, was zählt.