IT-Projekte überzeugend präsentieren: nützliche Tipps für eine erfolgreiche Präsentation

Sie sind ein ITler und haben soeben ein Projekt fertiggestellt? Sie haben sicherlich viel Zeit und Mühe investiert, damit Ihre Kunden bestmöglich davon profitieren können. Aus Erfahrung weiß ich, dass es auch einem noch so versierten ITler schwerfallen kann, seine IT-Projekte überzeugend zu präsentieren. Daher finden Sie an dieser Stelle eine Übersicht über den generellen Ablauf der Kundenakquise und hilfreiche Tipps, wie Sie Ihr Projekt potenziellen Kunden nachvollziehbar präsentieren können.

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Von der Akquise bis zum Verkauf: So präsentieren Sie Ihre Projekte überzeugend

IT-Projekte überzeugend präsentieren, ist häufig mit Herausforderungen verbunden. Dies gilt insbesondere, wenn es sich nicht um ITler, sondern um fachfremde Personen handelt. Daher ist eine Auseinandersetzung mit der Zielgruppe Pflicht. Auch für ein im IT-Bereich vollkommen unbedarftes Publikum sollten die Informationen angemessen und vor allem verständlich aufbereitet werden. Wenn die Zielgruppe Ihre mühevoll erstellten Folien nicht versteht, war die Arbeit umsonst. Fragen Sie sich daher: Wer ist meine Zielgruppe? Was habe ich dieser zu bieten? Was will ich erreichen?

Wenn Sie eine Präsentation über ein komplexes Thema, wie zum Beispiel ERP, vorbereiten müssen, ist es zwingend notwendig, sich vorher mit der Zielgruppe auseinanderzusetzen und die richtige Ansprache zu finden. Ansonsten werden Sie dem Publikum kaum vermitteln können, warum gerade Ihr Projekt die richtige Entscheidung für es ist. Denken Sie immer daran: Ihre Erläuterungen könnten sich auch an Verwaltungsangestellte, Lagermitarbeiter oder Personalleiter richten. Wenn Sie Ihre IT-Projekte überzeugend präsentieren möchten, sollten Sie daher nicht nur den Geschäftsführer ansprechen.

Zielgruppen-definieren-rauschsinnig-kommunikationsdesign

Der erste Schritt: Zielgruppen ausfindig machen

Bedenken Sie außerdem, dass sich Ihr Produkt in Etappen verkauft. Für jeden dieser Teilschritte sollten Sie eine passende Präsentation parat haben:

A: Onlinepräsentation
B: Präsentation vor Ort
C: Pitch-Präsentation (Lastenheft als Ausgangspunkt), nachdem Sie in der Shortlist sind

Bedenken Sie überdies, dass Sie bei jedem Termin tiefer ins Detail gehen müssen und die Herausforderung daher wächst.

Inhalte online präsentieren – der erste Eindruck zählt!

Die Onlinepräsentation ist der erste Eindruck! Das Publikum soll sich hier einen ersten Überblick über Ihre Projekte verschaffen können. Gehen Sie dabei vor allem auf die Vorteile ein und überzeugen Sie die Zuhörer mit verständlich aufbereiteten Zahlen, Daten und Fakten über Ihr Projekt.

Vermeiden Sie hier unbedingt reine Lesepräsentationen. Das wirkt langweilig und die potenziellen Interessenten werden sich unbeeindruckt abwenden. Besser ist es, die Präsentation einzusprechen. Sollte dies aus Kapazitätsgründen nicht funktionieren, können die Inhalte mit Musik und Animationen aufgelockert werden. Nutzen Sie zudem nur wenige Folien und gestalten Sie diese kurz und knackig. Bauen Sie am Ende unbedingt einen Call-To-Action mit einem Hinweis auf Kontaktmöglichkeiten ein, damit das nun neugierig gewordene Publikum Sie auch erreichen kann.

Die Onlinepräsentation ist zudem bestens geeignet, um Ihre Zielgruppe sauber zu definieren. Dafür müssen mehrere Landingpages eingerichtet werden, die jeweils eine der verschiedenen Zielgruppen ansprechen. Wenn dies nicht möglich ist, ist es häufig besser, Ihre Aussagen allgemeiner zu formulieren. Setzen Sie auch hier Anreize für die Kontaktierung.

Praesentationen-für-online-Vor-ort-und-Pitch-Infografik

Die Präsentation vor Ort – präsentieren Sie nicht nur Inhalte

Bei Ihrem ersten Auftritt vor Ort müssen Sie gut vorbereitet sein. Erkundigen Sie sich am besten vorher, an wen sich Ihre Ausführungen richten werden. Bedenken Sie, dass Präsentationen häufig vier bis fünf Stunden in Anspruch nehmen. Hier ist Durchhaltevermögen gefragt, sowohl für Sie als auch für Ihre Zuhörer. Vermeiden Sie daher ein reines Ablesen immer gleichbleibend langweilig gestalteter Folien. Zwischendurch können Sie auch nicht ganz ernst gemeinte humoristische Folien einbauen, um die Präsentation durch kleine Lacher aufzulockern. Vermitteln Sie die Informationen über Erzählungen aus Ihren bisherigen Erfahrungen. So prägen sich diese besser ein. Achten Sie außerdem auf eine klare Struktur und einen gelungenen Aufbau der Dramaturgie.

Ihre Vorführung sollte das Unternehmen vorstellen und dem Publikum dessen Leistungsportfolio näherbringen. Besonders wichtig ist die Beschreibung der Serviceleistungen. Funktionen müssen nicht allzu detailliert erörtert werden. Die Interessenten können Sie eher mit Referenzen und Beispielen überzeugen. Bauen Sie unbedingt kleine Geschichten ein. Damit können Sie bewirken, dass sich potenzielle Kunden mit Ihrem Produkt identifizieren.
Überreichen Sie den Teilnehmern vor der Verabschiedung ein Handout oder eine extra angefertigte Broschüre. Auch mit kleinen Geschenken, auf die Ihr Logo aufgedruckt ist, bleiben Sie den Zuhörern besser in Erinnerung.

Das Finale: die Pitch-Präsentation

Herzlichen Glückwunsch! Ihre erste Präsentation hat einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen und Sie sind in der Shortlist gelandet! Jetzt heißt es: Alles oder nichts! Lesen Sie das Briefing oder das Lastenheft noch einmal aufmerksam durch. Ihre Ausführungen sollten allen dort beschriebenen Anforderungen genügen. Um besonders überzeugend zu sein, sollten die dort genannten Punkte von Ihnen eigenständig mit Mehrwert ergänzt werden. So kann der Auftraggeber erkennen, dass Sie ein echter Spezialist sind. Beachten Sie, dass Sie nicht einfach Ihre vorherige Präsentation wiederholen. Auch hier muss eine wohlüberlegte Strukturierung die Basis Ihrer Ausführungen sein. Die wichtigsten Punkte der ersten Besprechung sollten Sie noch einmal kurz und prägnant vorstellen.

Das Ziel ist aber, dass die Zuhörer tiefer in die Thematik einsteigen können. Der Nutzen Ihres Produkts muss für den Kunden aus Ihrer Präsentation hervorgehen. Dies erreichen Sie über Praxisbeispiele.

Seien Sie auch in der letzten Etappe nicht einfach nur kompetent – beweisen Sie Humor! Das macht Sie sympathisch und die Zuhörer werden dieses Gefühl auf Ihr Produkt übertragen. Seien Sie außerdem locker und versteifen Sie sich nicht. Bewegen Sie sich im Raum, nutzen Sie einen Flipchart oder ein Plakat. So wird die Besprechung nicht monoton und alle Beteiligten haben mehr Spaß.

Das Handout: das Wichtigste in aller Kürze

Geben Sie nach jedem Termin ein Handout mit detaillierten Informationen aus. Auch online ist es wichtig, dass die Kunden etwas abspeichern können. Bieten Sie am besten PDF-Dateien zum Download an.

Wirkungsvoll präsentieren - Design als Schlüssel zum Erfolg

Um als ITler Ihre Projekte überzeugend zu präsentieren, benötigt es neben aufschlussreichen Inhalten auch ein interessantes Design. Es geht um Verständlichkeit und Schönheit. Ihre Folien müssen zielgruppenspezifisch angepasst und ansprechend gestaltet sein. Rosa und Serienschrift mag auf 20-jährige Mädchen eindrucksvoll wirken, 40-jährige Herren werden wohl eher mit Abneigung reagieren.

Drei oder mehr Präsentationen anzufertigen, ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Es kann anstrengend sein, aber es lohnt sich. Die Interessenten werden die Mühe zu schätzen wissen und Sie werden automatisch professioneller wirken. Um sich als Spezialisten zu positionieren, müssen Ihre Präsentationen aufeinander aufbauen und ganzheitlich wirken. Wenn Sie dafür Hilfe von einem Profi benötigen, können Sie Ihren Auftrag auch gerne an mich weitergeben. Ich erstelle Ihnen das Design und erarbeite ein Konzept für Sie.

Daten und Informationen bereite ich verständlich und einprägsam für Ihre Zielgruppe auf. Neben Bullet Points arbeite ich auch mit weiteren Techniken wie emotionalen Bildern, damit Sie Ihr Produkt optimal präsentieren können. Gerne können Sie mich dafür telefonisch kontaktieren. Oder übermitteln Sie mir Ihr Anliegen rund um die Uhr via Mail, XING, Instagram, Facebook oder LinkedIn. Selbstverständlich können Sie auch gerne das Kontaktformular nutzen.

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