PowerPoint hat einen schlechten Ruf, aber nicht verdient

PowerPoint ist in fast jedem Büro installiert. Es ist da. Es wird verwendet. Und doch hat kaum eine Software so viele Vorurteile im Gepäck wie PowerPoint. Wer den Namen hört, denkt oft an überladene Folien, langweilige Meetings oder unfertige Präsentationen mit Cliparts. Dabei liegt das Problem nicht an der Software, sondern an den Menschen, die sie bedienen.

Denn Fakt ist: PowerPoint wird in der Regel von Menschen genutzt, die weder Design-Erfahrung haben noch wissen, wie man Inhalte strukturiert. Es fehlt das Wissen, nicht die Funktion. Die Folge: PowerPoint wird unterschätzt. Belächelt. Oder pauschal als „Software von gestern“ abgetan.

Doch wer sich ernsthaft mit dem Tool beschäftigt, merkt schnell: PowerPoint im Büro kann mehr, als viele denken.

Microsoft PowerPoint – das Multitalent im Büro

Microsoft PowerPoint gehört in den meisten Büros einfach dazu. Sie können es als klassische Desktop-Version für Windows oder Mac nutzen, im Browser über PowerPoint Online starten oder unterwegs in der App auf dem Tablet oder Smartphone bearbeiten. Die Online-Version fällt allerdings deutlich schmaler aus und bietet nur einen Bruchteil der Funktionen. Deshalb ist für professionelle Arbeit die Desktop-Variante die bessere Wahl.

Früher war PowerPoint Teil des Office-Pakets, das auch Word für Textverarbeitung, Excel für Tabellenkalkulation und Outlook für E-Mails enthielt. Heute heißt das Paket Microsoft 365. Mit einem Abo haben Sie Zugriff auf alle Programme – und das nicht nur am PC, sondern auch auf mobilen Geräten. Wer mit PowerPoint arbeitet, benötigt oft auch Excel, um Tabellen, Daten oder Diagramme direkt zu verknüpfen.

Die Windows- und Mac-Versionen von PowerPoint sind nahezu identisch. Nur wenige Funktionen stehen auf dem Mac nicht zur Verfügung, was für die meisten Anwender jedoch kaum ins Gewicht fällt.

Mit dem Microsoft 365-Abo stehen Ihnen nicht nur alle Varianten von PowerPoint zur Verfügung, Sie profitieren auch von regelmäßigen Updates. Neue Funktionen kommen stetig hinzu, sodass sich die Software in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt hat.

PowerPoint war ursprünglich dafür gedacht, Präsentationen zu erstellen und zu zeigen. Heute kann es weit mehr:

• Ideen visuell darstellen und kreativ illustrieren
• Layouts für Broschüren, Flyer oder andere Drucksachen gestalten
• Videos entwerfen, vertonen und direkt exportieren

PowerPoint ist längst mehr als nur ein Präsentationsprogramm.

Die unterschätzte Entwicklung: Was Microsoft PowerPoint heute kann

Vor allem in den letzten drei bis vier Jahren hat PowerPoint einen gewaltigen Sprung gemacht. Viele dieser Entwicklungen sind in der Öffentlichkeit kaum angekommen, auch deshalb, weil kaum jemand bewusst auf dem Laufenden bleibt, was die Software an neuen Funktionen bietet.

Ein zentraler Meilenstein war die Einführung von SVG-Unterstützung. Seitdem lassen sich skalierbare, gestochen scharfe Grafiken einbinden, ohne Qualitätsverlust. Damit ist PowerPoint nicht mehr nur ein Präsentationstool, sondern ein echtes Layout-Werkzeug. Und das mit Features, die über Präsentationen weit hinausgehen:

• Export als Video mit Übergängen, Animationen und Sound
• Export als PDF für Broschüren, Exposés, OnePager
• Anpassbares Seitenverhältnis für Hochformat-Layouts, z. B. für Social Media
• Animationen, Morph, Zoom-Effekte, die echte Bewegung erzeugen
• Einbettung von Webelementen, interaktiven Buttons, Navigationselementen
• Masterfolien als Basis für konsistente Dokumente und interne Vorlagen

PowerPoint im Büro wird dadurch zu einem vielseitigen Werkzeug – für digitale und gedruckte Inhalte gleichermaßen.

Warum viele mit PowerPoint im Büro nicht zurechtkommen

PowerPoint ist im Unternehmen allgegenwärtig. Jeder nutzt es. Jede Abteilung. Jeder Mitarbeitende. Egal, ob jemand aus dem Vertrieb kommt, aus der Technik, aus dem Marketing oder aus der Verwaltung,  jeder soll irgendwann eine Präsentation bauen. Und genau das ist das Problem.

Denn Präsentationen zu erstellen, ist selten der eigentliche Job der Person. Es ist ein To-do, das gemacht werden muss. Zwischen anderen Aufgaben. Schnell. Irgendwie.

Ohne Grundlagenwissen über Gestaltung und Schulung in Präsentationstechnik. Keine Klarheit darüber, was eigentlich auf die Folien gehört und was nicht.

Und so sehen die Ergebnisse eben aus. Kein Konzept. Keine Linie. Kein Design. Stattdessen Stress.

Denn PowerPoint im Büro stresst viele Menschen. Nicht, weil die Software kompliziert wäre, sondern weil sie in einer Situation eingesetzt wird, in der Menschen sich überfordert fühlen:

• Sie wissen nicht, wie sie präsentieren sollen
• Sie wissen nicht, was sie zeigen sollen
• Sie wissen nicht, wie sie es visuell umsetzen sollen
• Und sie wissen nicht, wie PowerPoint überhaupt funktioniert

Dabei soll alles schnell gehen. Modern aussehen. Überzeugen. Und ganz nebenbei natürlich auch noch zur CI passen.

Die Probleme beginnen also dort, wo PowerPoint zum Einsatz kommt: im Büro.

• Mitarbeitende ohne Designverständnis sollen plötzlich Folien bauen
• Inhalte entstehen unter Zeitdruck. Struktur und Klarheit bleiben auf der Strecke
• Es fehlen interne Vorlagen oder Masterfolien
• Animationen werden zufällig eingesetzt oder ganz ignoriert
• Inhalte werden einfach „irgendwie“ auf die Folie kopiert

So entstehen schlechte Präsentationen. Nicht weil PowerPoint versagt, sondern weil die Anwendung fehlt. Wer das Tool beherrscht, erkennt schnell, wie viel Potenzial darin steckt.

Und genau deshalb hat PowerPoint im Büro seinen schlechten Ruf. Nicht weil es veraltet ist, sondern weil es täglich von Menschen genutzt wird, die dafür nie ausgebildet wurden. Die es nur machen, weil es eben gemacht werden muss. Und die völlig berechtigterweise frustriert sind, wenn das Ergebnis weder ihnen selbst gefällt noch anderen.

PowerPoint im Büro vs. Keynote vs. Prezi vs. Google Slides – ein Vergleich

Viele werfen in Diskussionen Alternativen wie Keynote, Prezi oder Google Slides ein. Meist verbunden mit dem Satz: „Das sieht doch viel moderner aus.“ Doch ein Blick auf die Funktionen zeigt: PowerPoint ist deutlich leistungsfähiger.

Apple Keynote

• Nur für Apple-Nutzer
• Optisch aufgeräumt, ideal für einfache, saubere Präsentationen
• Sehr begrenzte Exportmöglichkeiten
• Wenig flexibel bei Masterlayouts und Vorlagenstruktur
• Schwächen bei systematischem Einsatz im Unternehmensumfeld

Schöne Oberfläche, aber nicht auf dem Funktionsniveau von PowerPoint

Prezi

• Präsentationen mit Zoom- und Bewegungslogik
• Stark visuell, ideal für einzelne Präsentationen mit Wow-Effekt
• Eingeschränkt beim klassischen Foliendesign
• Kaum geeignet für strukturierte Inhalte oder Druckformate

Spektakulär für Events, unpraktisch für den Alltag im Unternehmen

Google Slides (Google Präsentationen)

• Browserlösung, kostenlos, ideal für Zusammenarbeit in Echtzeit
• Funktional stark reduziert. Keine komplexen Animationen, kaum Druckoptionen, eingeschränkte Layoutsteuerung
• Kein Vergleich zur Desktop-Version von PowerPoint

Eine schmale Webversion mit klaren Grenzen. Für einfache Zusammenarbeit ja, für professionelles Arbeiten nein. In Sachen Stabilität und Bedienbarkeit ist Google Slides allerdings stärker als PowerPoint Online.

Microsoft PowerPoint

• Plattformübergreifend mit lokaler Installation
• Tiefe Integration in Office 365, Teams und SharePoint
• Unterstützung für SVGs, Animationen, Videos, interaktive Elemente, Navigation
• Flexibel durch Masterfolien, Layoutsteuerung, Formatvorlagen
• Einsetzbar für Print, Web, Social Media, Video – alles aus einem Tool
• PowerPoint Online ist ebenfalls verfügbar, bleibt in Funktionen und Bedienkomfort jedoch weit hinter der Desktop-Version zurück

Das umfassendste und leistungsstärkste Tool im Vergleich – besonders als Standard für PowerPoint im Büro

Was braucht es, um PowerPoint effektiv im Büro zu nutzen?

Ich arbeite seit über 20 Jahren mit PowerPoint. In dieser Zeit habe ich unzählige Präsentationen gesehen, professionelle und selbstgebastelte. Und wenn man genau hinschaut, erkennt man den Unterschied sofort. Es ist nicht die Farbe. Nicht die Schrift. Es ist die Ordnung auf den Folien.

Wenn Elemente sauber angeordnet sind, wenn Überschriften auf gleicher Höhe stehen, wenn Abstände stimmen, dann wirkt selbst eine einfache Folie professionell. Und genau das fehlt in vielen Unternehmen. Das Wissen, wie man Ordnung gestaltet.

PowerPoint im Büro ist keine Profi-Software wie InDesign, Photoshop oder Illustrator. Und genau darin liegt die Stärke. Denn mit PowerPoint lassen sich viele Aufgaben aus dem Arbeitsalltag umsetzen, ohne dass Mitarbeitende Spezialprogramme lernen müssen. Präsentationen, PDF-Broschüren, Angebotsunterlagen, sogar einfache Animationen – alles möglich, wenn man weiß, wie.

Aber damit das klappt, braucht es zwei Dinge:

1. Ein Grundverständnis für Designprinzipien

Dazu gehört: Wie gestalte ich eine vertriebliche Folie? Wie nutze ich Weißraum? Welche Schriftgrößen ergeben Sinn? Wie wirken Farben und Bildformate aufeinander? Wo sind die Unterschiede zwischen Pitch und Unternehmenspräsentation?

2. Eine gute Einführung in die Software, viele Fragen, die online gestellt werden – von „Warum verrutscht mein Textkasten?“ bis „Wie ändere ich ein Layout dauerhaft?“ – lassen sich mit einer strukturierten PowerPoint-Schulung klären.

Wer MS PowerPoint im Büro richtig nutzen will, benötigt kein Grafikstudium – aber eine fundierte Anleitung. Nur so lässt sich das volle Potenzial dieser Software wirklich ausschöpfen.