PowerPoint Präsentation erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung + Profi-Tipps

Präsentationen erstellen leicht gemacht! In meiner Schritt-für-Schritt-Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie beeindruckende PowerPoint gestalten können. Ob Sie Anfänger sind oder Ihre Fähigkeiten verbessern möchten – mit meinen Tipps und Tricks wird Ihren nächsten Vortrag ein voller Erfolg!

Wie Sie eine überzeugende Präsentationen gestalten – Ihr Guide zum Erfolg

1. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für PowerPoint: Eine neue Präsentation erstellen

Schritt 1: PowerPoint starten und eine neue erstellen

Leere Präsentation: Wählen Sie diese Option, um eine neue Präsentation von Grund auf neu zu gestalten.

Präsentationsvorlagen verwenden: Sie können auch eine der vielen vorgefertigten Vorlagen verwenden, die PowerPoint anbietet. Klicken Sie auf eine Vorlage, um eine Vorschau anzuzeigen, und wählen Sie dann „Erstellen“.

Schritt 2: Folien hinzufügen und anpassen

• Folie duplizieren: Wiederholen Sie bestehende Layouts durch Rechtsklick und Folie duplizieren.
• Benutzerdefinierte Layouts erstellen: Nutzen Sie den Folienmaster, um wiederkehrende Foliendesigns und Strukturen effizient umzusetzen.

Folienlayout in PowerPoint

Schritt 3: Design und Layout individualisieren

• Folienmaster nutzen: Wechseln Sie in den Folienmaster-Modus, um Design und Layout professionell anzupassen. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Folienmaster“. Dadurch gelangen Sie in den Folienmaster-Modus, in dem Sie die Master-Folien und Layouts bearbeiten können.
• Schriftarten und Farben festlegen: Verwenden Sie CI-konforme Farben und gut lesbare Schriftarten.

Folienmaster-PPT

Mehr über Einstellungen im Folienmaster können Sie hier erfahren.

Schritt 4: Präsentation speichern

Regelmäßig speichern: Nutzen Sie „Datei > Speichern unter“ und legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an.

2. Gestaltung und Design verbessern

Design transportiert nicht nur Inhalte, sondern beeinflusst die Wahrnehmung von Präsentationen oder Vorlagen. Farben, Formen und Layout bestimmen, wie Ihre Botschaft ankommt.

• Farben gezielt wählen: Jede Farbe hat eine Wirkung – Rot signalisiert Dringlichkeit, Blau vermittelt Seriosität.
• Struktur mit Weißraum: Überladene Folien lenken ab. Lassen Sie gezielt Freiräume, um Inhalte hervorzuheben.
• Hochwertige Bilder und Grafiken verwenden: Unscharfe oder verpixelte Bilder schmälern die Wirkung. Professionelle Grafiken und Icons sorgen für einen hochwertigen Eindruck.
• Konsistentes Layout beibehalten: Eine durchgängige Gestaltung schafft Ordnung und Klarheit.
• Weniger ist mehr: Beschränken Sie sich pro Folie auf maximal drei bis fünf Stichpunkte. Zu viel Text mindert die Wirkung.

Medieneinsatz: Arbeiten Sie mit Videos, Sound und Grafiken.

Was bedeutet das eigentlich?
Alle Elemente in einem Design, wie Farben und Formen, sind Informationen. Farben ordnen Ihre Präsentation in eine Assoziationskette ein. Diese Kette kann beim Interessenten bestimmte Assoziationen auslösen, die auf seinen bisherigen Erfahrungen basieren. Einfach gesagt: Die meisten Menschen haben bestimmte Farben und Formen verinnerlicht. Zum Beispiel kennen wir alle die Farbe Knallrot, die häufig von der Feuerwehr verwendet wird und ein Signal für Alarm ist. Verwenden Sie diese Farbe in Ihrer Präsentation, dann bringt sie diese Information automatisch mit.

Wahl des richtigen Designs und Layouts

Die Wahl des richtigen Präsentationsdesigns und Layouts ist entscheidend für den ersten Eindruck und die Gesamtwirkung Ihres Vortrags oder Vorlage. Ein gut durchdachte Gestaltung trägt dazu bei, Ihre Botschaft klar und professionell zu vermitteln.

Datenfolien und Varianten der Darstellung

Layout:

• Ein klares und strukturiertes Layout sorgt dafür, dass Ihre Inhalte gut organisiert und leicht verständlich sind. Verwenden Sie Layouts, die Ihre wichtigsten Informationen hervorheben und unterstützen.
• Achten Sie auf eine einheitliche Anordnung von Text und Bildern auf den Folien. Dies schafft eine visuelle Kontinuität und erleichtert dem Publikum das Folgen.

Weißraum:

• Machen Sie von Weißraum (leere Flächen) gebrauch, um Ihre Folien nicht zu überladen und die Lesbarkeit zu erhöhen. Weißraum hilft dabei, den Fokus auf die wichtigsten Elemente zu lenken und eine übersichtliche Folie zu gestalten.
• Vermeiden Sie es, jede Folie mit zu vielen Informationen zu füllen. Stattdessen sollten Sie die wichtigsten Punkte hervorheben und ausreichend Platz zwischen den Elementen lassen.

Mehr über Layoutgestaltung erfahren Sie hier

Die richtigen Farben auswählen

Die Wahl der Farben spielt eine wichtige Rolle bei der Gestaltung. Farben beeinflussen die Stimmung und Wahrnehmung Ihrer Inhalte erheblich. Farben sind nicht nur Designelemente, sondern auch Informationsmittel. Sie können Emotionen wecken und die Stimmung Ihrer Präsentation oder Vorlage beeinflussen. Wählen Sie Farben, die die gewünschte Stimmung und Botschaft unterstützen.

Farbauswahl: Beginnen Sie mit der Auswahl einer Grundfarbe, die zu Ihrem Thema und Ihrer Marke passt. Ergänzen Sie diese mit zwei bis drei Akzentfarben.

• Verwenden Sie Farbharmonien, wie z. B. komplementäre oder analoge Farbschemata, um eine harmonische und ansprechende Farbpalette zu erstellen. Tools wie Adobe Color oder die Farbkreislehre können dabei helfen.
• Vermeiden Sie es, Ihre Lieblingsfarbe unüberlegt einzusetzen, da diese möglicherweise nicht zur Botschaft oder zum Thema passt. Die richtigen Farben sind entscheidend, um die gewünschte Wirkung zu erzielen und die Aufmerksamkeit des Publikums zu lenken.

Mehr über Farben erfahren Sie hier.

Text und Schriftwahl

Text sollte nicht in ganzen Sätzen, sondern als Stichpunkte gestaltet sein. Die Erklärungen dazu geben Sie live beim Präsentieren.

Die Schriftgröße und -art sind designabhängig und sollten sorgfältig ausgewählt werden.

Schriftart:

• Wählen Sie klare und gut lesbare Schriftarten. Im digitalen Bereich sind serifenlose Schriften wie Arial, Calibri oder Verdana empfehlenswert.
• Verwenden Sie Systemschriften, wenn Sie nicht sicherstellen können, dass alle, die an der Präsentation arbeiten, die Schriftart korrekt eingebettet haben.
• Vermeiden Sie dekorative oder schwer lesbaren Font.
• Verwenden Sie maximal zwei bis drei verschiedene Schriften, um eine konsistenten und professionellen Vortrag zu gewährleisten.

• Textformatierung gezielt einsetzen: setzen Sie eine klare Hierarchie bei Überschriften ein, Fließtexten und Hervorhebungen. Verwenden Sie für jedes Format immer die gleiche Größe und Schriftart. Formatieren Sie bei Bedarf mit Auszeichnungen sehr sparsam.
• Schriftarten gezielt wählen: Setzen Sie maximal zwei verschiedene Schriftarten ein – eine für Überschriften (serifenlos für moderne Optik oder mit Serifen für klassische Gestaltung) und eine gut lesbare Schrift für den Fließtext.
• Zeilenabstände und Absätze berücksichtigen: Eine angemessene Zeilenhöhe (1,2 bis 1,5) sorgt für bessere Lesbarkeit. Nutzen Sie Absätze und Bulletpoints, um Inhalte sinnvoll zu strukturieren.

Beispiele zu Aufzählungen finden Sie hier.

Erfahren Sie hier, wie Sie die Symbole von Aufzählungen ändern.

PowerPoint Schriftart und -größe einstellen

Visuelle Elemente einbinden: Bild, Grafik, Sound und Videos

Fotos, Grafiken, Sound und Videos können Ihre Präsentation visuell ansprechender und verständlicher machen.

Bilder und Grafiken: Verwenden Sie hochwertige Fotos, um Inhalte zu verstärken.

Wie Sie Bilder bearbeiten in PowerPoint, erfahren Sie hier.

Anleitung, Diagramme und SmartArt-Grafiken: Komplexe Daten lassen sich mit anschaulichen Grafiken leichter vermitteln.

• Gehen Sie zum Menü „Einfügen“ und wählen Sie „Diagramm“ oder „SmartArt“.
• Wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp oder die gewünschte SmartArt-Grafik und fügen Sie Ihre Daten ein.
• Setzen Sie Diagramme und Grafiken ein, um komplexe Daten und Zusammenhänge visuell darzustellen und das Verständnis zu erleichtern.

Anleitung Videos einfügen:

• Gehen Sie zum Menü „Einfügen“ und klicken Sie auf „Video“.
• Wählen Sie „Video auf meinem PC“ oder „Online-Video“ aus, um ein Video von Ihrem Computer oder aus dem Internet einzufügen.
• Achten Sie darauf, dass das Video relevant ist und die Botschaft unterstützt. Passen Sie die Wiedergabeoptionen an, um das Video nahtlos zu integrieren.

Sound und Sprache: Verwenden Sie gesprochene Erläuterungen oder Hintergrundmusik, um die Vorlagen lebendiger zu gestalten.

3. Starke Überschriften und Texte formulieren

Die meisten Präsentationen, die ich sehe, nutzen Überschriften oft nur als Kategorien. Da stehen dann ein bis zwei Wörter wie „Produktübersicht“ oder „Strategie“. Meines Erachtens verschenken Sie damit die Chance der direkten Ansprache.

Ich würde bei Folien fast immer vollständige Überschriften verwenden – es gibt natürlich auch Ausnahmen, wie bei rein grafischen Folien, wo ein Keyword ausreicht. Aber in den meisten Fällen ist eine aussagekräftige Überschrift essenziell.

Beispiele für Überschriften:

• Statt „Produktübersicht“ → „Unsere Produktpalette: Individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen“
• Statt „Referenzen“ → „Diese Unternehmen setzen auf unsere Expertise“

5 Tipps für bessere Überschriften

1. Klar formulieren: Überschriften sollten den Inhalt prägnant widerspiegeln.
2. Direkte Ansprache nutzen: Formulierungen wie „So erreichen Sie…“ schaffen Nähe.
3. Zahlen integrieren: „5 Tipps für…“ steigert die Aufmerksamkeit.
4. Emotionen wecken: Wörter wie „beste“, „größte“ erzeugen Interesse.
5. Einzigartig bleiben: Kreative Formulierungen heben sich von der Masse ab.

Texte schreiben und formatieren:

Was mir häufig auffällt, ist, dass die Formatierung der Texte bei Nicht-Designern sehr begrenzt ist – sie nutzen meist nur Überschriften, Fließtext und Aufzählungen. Schaut man sich professionell erstellte Präsentationen oder Vorlagen an, wird sofort deutlich, dass hier viel mehr Textformatierungen eingesetzt werden, um spannendere und visuell ansprechendere Flächen zu schaffen.

Tipps für besser Texte: 

1. Einfache, zielgruppengerechte Sprache: Verwenden Sie klare und verständliche Begriffe.
2. Kurze Sätze: Erleichtern die Lesbarkeit und Verständlichkeit.
3. Schmerzpunkte ansprechen: Machen Sie Herausforderungen sichtbar, um Interesse zu wecken.
4. Nutzen klar herausstellen: Zeigen Sie, warum Ihre Inhalte relevant sind.
5. Interaktiv gestalten: Integrieren Sie gezielte Fragen, um die Zuhörer aktiv einzubinden.

4. Technische Aspekte und Optimierung

Moderne Präsentationen und Vorlagen sind zunehmend animiert und nutzen eine Vielzahl von Multimedia-Elementen, um das Publikum zu fesseln und die Inhalte eindrucksvoller zu vermitteln. Hier sind die wesentlichen Schritte:

Folienübergänge und Animationen sinnvoll einsetzen

• Dezente Effekte wie „Verblassen“ oder „Wischen“ vermeiden Ablenkung.
• Animierte Elemente gezielt nutzen, um wichtige Inhalte hervorzuheben.

PowerPoint Übergänge von Folien einrichten

• Übergangsoptionen anpassen: Sie können die Dauer und Richtung des Übergangs anpassen, um den gewünschten visuellen Effekt zu erzielen. Stellen Sie sicher, dass die Übergänge nicht zu ablenkend sind und die Vorträge flüssig wirken lassen.

Animationen:

• Animationen für Text und Objekte: Wählen Sie das Element aus, das animiert werden soll, und gehen Sie zum Menü „Animationen“. Hier können Sie Effekte wie „Erscheinen“, „Verblassen“ oder „Hineinfliegen“ auswählen.

Menü in PPT für Animationen

• Anpassung der Animationen: Passen Sie die Reihenfolge, Dauer und Verzögerung der Animationen an, um einen fließenden und logischen Ablauf zu gewährleisten. Nutzen Sie Animationen, um wichtige Punkte hervorzuheben und das Publikum zu leiten.

Beispiele zu Animationen finden Sie hier.

PowerPoint richtig speichern und exportieren

Speichern Sie Ihre Präsentation oder Vorlagen als PDF, um die Formatierung zu bewahren und die Datei universell nutzbar zu machen:

• Datei > Speichern unter > PDF wählen
• Optionen anpassen: Hohe Qualität oder kleinere Dateigröße wählen.
• Hyperlinks & Inhalte prüfen: Links bleiben erhalten, Animationen und Videos nicht.

5. Professionelle Präsentationen gestalten: Proben und Optimieren

Eine gründliche Vorbereitung und Optimierung sind entscheidend, um eine überzeugende und fehlerfreie Arbeit zu liefern. PowerPoint-Präsentation erstellen klingt oft sehr einfach, doch während des Erstellungsprozesses können erste Zweifel aufkommen. Am besten kann man diesen Zweifeln mit sorgfältigem Prüfen und Proben begegnen. Hier sind die wichtigsten Schritte:

Vortrag erstellen und testen

• Mehrere Testläufe durchführen: Üben Sie Ihren Vortrag, um sicherzustellen, dass Inhalte und Abläufe reibungslos funktionieren.
• Feedback einholen: Bitten Sie Freunde oder Kollegen um Verbesserungsvorschläge.

Fehlerkorrektur und Feinschliff

• Jede Folie prüfen: Achten Sie auf Rechtschreibung, Grammatik und ein konsistentes Layout.
• Animationen und Effekte anpassen: Optimieren Sie Übergänge und visuelle Elemente, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
• Sound überprüfen: Testen Sie Musik oder Soundeffekte, um sicherzustellen, dass sie zum Vortrag passen und nicht stören.

Zeitmanagement und Redeplanung

• Redezeit kontrollieren: Eine Stoppuhr hilft beim Üben.
• Skript oder Stichpunkte: Notizen helfen, den roten Faden beizubehalten und sicher aufzutreten.

Bildschirmpräsentation:

• Präsentation starten: Gehen Sie zum Menü „Bildschirmpräsentation“ und wählen Sie „Von Beginn an“, um sie im Vollbildmodus zu starten. Sie können auch die Tastenkombination F5 (Windows) oder Cmd + Enter (Mac) verwenden.
• Präsentationsmodus: Benutzen Sie den Referentenmodus, um Ihre Notizen anzuzeigen. Der Referentenmodus zeigt Ihnen die aktuelle Folie, die nächste Folie und Ihre Notizen auf einem separaten Bildschirm an.

Online-Präsentationen mit Teams und Cameo

• Microsoft Teams: Testen Sie Ihren Vortrag in einer Online-Umgebung, um Bildschirmfreigabe, Audio und Interaktion zu prüfen.
• Cameo-Funktion in PowerPoint: Binden Sie Ihr Live-Video direkt in Ihre Folien ein, um eine persönlichere Verbindung mit Ihrem Publikum herzustellen.

6. Warum ein Skript helfen kann

Bevor Sie einen Vortrag erstellen, empfehle ich Ihnen, immer ein Skript zu schreiben. Ein Skript hilft Ihnen dabei, bei Folienwechseln die richtigen Worte parat zu haben und nicht nur einen Klick auszuführen oder etwas wie „jetzt kommt die nächste Folie“ zu sagen. Stattdessen bleiben Sie im Fluss Ihrer Erzählung.

Skript schreiben:

1. Notizen im Präsentationsmodus: Der Präsentationsmodus zeigt Ihre Notizen, während das Publikum nur die Folien sieht – ideal für den Überblick.
2. Online-Präsentationen vorbereiten: Testen Sie Technik, Kamera und Mikrofon vorab. Gestalten Sie individuelle Hintergründe für Zoom oder Microsoft Teams.
3. Skript schreiben: Erfassen Sie die Hauptpunkte in Stichpunkten, um flüssig zu sprechen und Folienwechsel optimal zu begleiten.
4. Notizen drucken: Falls Sie lieber mit Papier arbeiten, können Sie die Notizen zusammen mit den Folien ausdrucken.

Anleitung: Notizen erstellen für Ihr Skript

1. Notizbereich öffnen: In der Normalansicht von PowerPoint sehen Sie am unteren Rand des Bildschirms den Notizenbereich. Klicken Sie darauf, um den Bereich zu erweitern.
2. Notizen hinzufügen: Fügen Sie Ihre Stichpunkte und wichtige Informationen in den Notizenbereich ein. Dies gibt Ihnen eine schnelle Referenz während der Präsentation.
3. Notizen drucken: Sie können Ihre Notizen zusammen mit den Folien drucken, indem Sie im Druckmenü die Option „Notizen Seiten“ wählen. Dies gibt Ihnen ein handliches Skript, das Sie während des Meetings verwenden können.

7. Präsentation mit ChatGPT

Von mir gibt es hier ein klares Ja, aber nicht für die Gestaltung – denn das kann ChatGPT nicht. Bevor Sie ChatGPT für das Design einsetzen, benutzen Sie lieber eine kostenlose Vorlage. Das ergibt mehr Sinn und das Ergebnis lässt sich zumindest verwenden.

ChatGPT lässt sich jedoch sehr gut für die inhaltliche Unterstützung:

• Erstelle Gliederung: ChatGPT kann eine strukturierte Gliederung vorschlagen, basierend auf dem gegebenen Thema.
• Inhaltliche Ausarbeitung: Zu jedem Gliederungspunkt können detaillierte Informationen, Beispiele und Erklärungen generiert werden.
• Faktencheck: Dies ist, wie ich finde, ein schwieriges Thema. KI-Tools sind zwar schnell, aber oft fantasieren sie bei Quellen und Fakten. ChatGPT ist hierbei recht unzuverlässig. Tools wie Perplexity sind etwas besser, weil sie Quellen mitliefern. Doch auch hier gilt: unbedingt prüfen, da die KI nicht wirklich weiß, was Qualität ist.

Trotz aller Vereinfachung: Achten Sie darauf, nicht einfach die Wortwahl zu übernehmen. Sie können sich vorstellen, dass heute viele Menschen KI-Tools für Texte einsetzen. Wie schlimm wäre es, wenn Sie am Ende die gleichen Texte verwenden wie 500 andere? Deshalb: Schreiben Sie die Texte immer um.

Die drei größten Probleme bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen

Warum sind Profi PowerPoint-Präsentationen wichtig?

PowerPoint-Präsentationen sind nicht nur ein Mittel zur Informationsweitergabe – sie sind ein Werkzeug, um zu überzeugen, Emotionen auszulösen und Botschaften nachhaltig zu vermitteln. Ob in der Geschäftswelt oder bei akademischen Vorträgen, eine gut strukturierte und visuell ansprechende Folie kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.

Präsentationen sollen überzeugen, doch viele wirken selbstgebastelt und erreichen ihr Ziel nicht. Oft scheitert es an drei zentralen Punkten: Design, Struktur und Inhalt. Hier sind die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden können:

1. Problem: Unpassendes Design

Unpassendem oder inkonsistentem PowerPoint-Design schrecken ab, statt professionell zu wirken.

• Kein Bezug zur Zielgruppe: Farben und Formen sollten gezielt gewählt werden, um die Zielgruppe anzusprechen und die Botschaft zu verstärken. Stattdessen wird oft „nach Gefühl“ gestaltet, was die Professionalität untergräbt.
• Eintönigkeit: Viele selbstgestaltete Foliendesigns bestehen aus nur ein oder zwei Layouts. Dies wirkt monoton und langweilig. Jede Folie sollte sich unterscheiden, aber dennoch Teil einer durchgängigen Gestaltung bleiben.
• Fehlende Sorgfalt: Pixelige Fotos, unsauber platzierte Elemente oder überladene Folien vermitteln einen unprofessionellen Eindruck. Hier hilft Liebe zum Detail und der bewusste Einsatz von Weißraum.

2. Problem: Schlechte Gliederung oder fehlende Storyline

Die Struktur oder Storyline wirkt chaotisch und verwirrend.

• Fehlender roter Faden: Viele listen nur Informationen auf, ohne eine klare Abfolge oder Verbindung der Themen. Eine gute Storyline führt das Publikum durch die Präsentation und hält es interessiert.
• Sinnlose Überschriften: Überschriften wie „Strategie“ oder „Produktübersicht“ sind austauschbar und nichtssagend. Sie vergeben die Chance, die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen. Stattdessen sollten Überschriften klare Botschaften oder Nutzenversprechen vermitteln.
• Unklare Folienstruktur: Inhalte werden oft ohne Hierarchie platziert. Das Wichtigste muss immer im Fokus stehen – entweder durch Positionierung, Größe oder visuelle Hervorhebung.

3. Problem: Unklarer Inhalt und fehlendes Nutzenversprechen

Der beste Aufbau bringt nichts, wenn der Inhalt nicht überzeugt.

• Zu viel Text: Lange Textblöcke schrecken ab und überfordern das Publikum. Inhalte sollten kurz und prägnant formuliert werden.
• Unverständliches Nutzenversprechen: Viele machen nicht klar, warum die vorgestellte Lösung relevant ist. Das Nutzenversprechen muss direkt und verständlich kommuniziert werden: „Was bringt mir das?“
• Fehlende direkte Ansprache: Informationen werden oft passiv präsentiert, ohne das Publikum aktiv einzubeziehen. Fragen oder Aufforderungen schaffen hingegen Interaktion und halten die Aufmerksamkeit.

Fazit: Eine überzeugende Präsentation benötigt eine zielgerichtete Gestaltung, eine klare Struktur und verständliche Inhalte mit einem starken Nutzenversprechen. Vermeiden Sie diese typischen Fehler, und Ihre Vorträge und Vorlagen werden nicht nur professioneller, sondern auch effektiver.