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Präsentation für Vertrieb und Marketing: Im B2B erfolgreich verkaufen

Optimieren Sie Ihre Vertriebs- und Marketingpräsentationen mit maßgeschneidertem Design und überzeugenden Sales-Stories. Erfahren Sie, wie Sie mit gezielten Inhalten und klar strukturierten Argumenten Ihre Zielgruppe begeistern und überzeugen können. Entdecken Sie die besten Praktiken für ansprechende Foliengestaltung, effektive Nutzung von Visuals und die Entwicklung einer fesselnden Storyline.

Präsentationen spielen nicht erst seit Corona eine wichtige Rolle, sei es in der Bildung oder im Beruf. Sie dienen nicht nur der Vermittlung von Informationen, sondern auch der Überzeugung und Motivation der Zuhörer.

Doch sind Präsentationen herausfordernd; das beginnt schon beim Inhalt und endet beim Design.

Agentur rauschsinnig Avatar Parissa Kahvand, PowerPoint-Expertin zeigt verschiedene Designs und Folien in Powerpoint, die nebeneinander liegen und im Hintergrund PowerPoint Software.

Ich bin Parissa Kahvand und arbeite als Präsentationsdesignerin mit dem Schwerpunkt Sales. Das betrifft somit nicht nur den Text, sondern auch das Design und die Sales-Story.

Relevanz von Präsentationen in Bildung und Beruf

In der Bildung sind Präsentationen ein unverzichtbares Werkzeug. Sie ermöglichen es Schülern und Studierenden, ihre Forschungsergebnisse strukturiert darzustellen und ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern. Dies fördert nicht nur das Verständnis des behandelten Themas, sondern auch die Fähigkeit, komplexe Inhalte verständlich zu vermitteln.

Im beruflichen Kontext sind Präsentationen ebenso entscheidend. Sie werden verwendet, um Geschäftsstrategien zu erläutern, Produkte vorzustellen oder Projektfortschritte zu präsentieren. Eine gut strukturierte und professionell gestaltete Präsentation kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Pitch und einer verpassten Gelegenheit ausmachen. Präsentationen sind oft das Mittel der Wahl, um wichtige Entscheidungsträger zu überzeugen und Projekte voranzutreiben.

Ziel einer Präsentation: Informieren, Überzeugen, Motivieren

Das Hauptziel jeder Präsentation lässt sich in drei Kategorien einteilen:

  1. Informieren: Hier steht die Wissensvermittlung im Vordergrund. Es geht darum, das Publikum mit neuen Informationen, Daten oder Erkenntnissen zu versorgen. Eine klare Struktur und verständliche Visualisierungen sind hierbei essentiell, um die Informationen effektiv zu kommunizieren.
  2. Überzeugen: Bei Präsentationen, die überzeugen sollen, steht die Argumentation im Mittelpunkt. Ziel ist es, das Publikum von einer bestimmten Sichtweise, einem Produkt oder einer Dienstleistung zu überzeugen. Dies erfordert nicht nur sachliche Argumente, sondern auch emotionale Anknüpfungspunkte, um die Zuhörer zu gewinnen und zu motivieren.
  3. Motivieren: Diese Präsentationen zielen darauf ab, das Publikum zu inspirieren und zu motivieren, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen oder neue Ideen zu verfolgen. Hierbei spielen Storytelling und die Schaffung von emotionalen Verbindungen eine wichtige Rolle, um das Publikum zu begeistern und zum Handeln zu bewegen.

Insgesamt ist die Fähigkeit, überzeugende Präsentationen zu erstellen und zu halten, eine wertvolle Kompetenz, die in vielen Bereichen des Lebens von großem Nutzen ist.

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Herausforderungen von Präsentationen

Die Herausforderungen bei Präsentationen sind vielfältig. Zum einen ist die Erstellung selbst häufig ein Zeitfresser, denn kaum jemand hat PowerPoint, Google Slides oder Keynote umfassend gelernt. Daher hangeln sich die meisten von Funktionssuche zu Funktionssuche und basteln zusätzlich an Inhalten. Nach einer Studie verlieren Mitarbeiter die meiste Zeit beim Gestalten von Präsentationen. Hier könnten klar definierte Corporate Designs, Schulungen und Vorlagen wirklich Abhilfe schaffen.

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Die typischen Probleme bei Präsentationen:

Inhaltliche Strukturierung: Eine klare und logische Struktur ist entscheidend. Viele Präsentationen scheitern daran, dass sie keinen roten Faden haben und die Zuhörer den Überblick verlieren.

Design: Ein ansprechendes und professionelles Design ist notwendig, um das Publikum zu fesseln. Dabei müssen Farben, Schriftarten und Layouts sorgfältig ausgewählt und aufeinander abgestimmt werden. Zu viel Kreativität im Design kann jedoch ablenken und die Botschaft verwässern.

Interaktive Elemente: Die Einbindung von interaktiven Elementen, wie Fragen an das Publikum oder Live-Umfragen, kann die Aufmerksamkeit und das Engagement der Zuhörer erhöhen. Dies erfordert jedoch eine gute Planung und die Fähigkeit, flexibel auf das Publikum einzugehen.

Technische Aspekte: Der Umgang mit Präsentationstechnik, wie Beamer oder Mikrofon, und die Vorbereitung auf mögliche technische Probleme sind weitere Herausforderungen. Ein technisches Versagen kann eine ansonsten gut vorbereitete Präsentation erheblich beeinträchtigen.

Zeitmanagement: Eine Präsentation muss gut getimt sein. Überlange Präsentationen können die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums überstrapazieren, während zu kurze Präsentationen möglicherweise nicht alle wichtigen Informationen vermitteln.

Emotionaler und rhetorischer Einsatz: Der Einsatz von Rhetorik und Körpersprache spielt eine wichtige Rolle. Es gilt, die richtigen Worte zu finden und diese mit überzeugender Körpersprache und passender Intonation zu unterstützen, um die Botschaft effektiv zu vermitteln.

Informationsdichte: Zu viel Inhalt kann überwältigend sein. Es ist wichtig, die Informationen auf das Wesentliche zu beschränken und klar und prägnant zu formulieren. Ein Übermaß an Daten und Fakten kann die Zuhörer verwirren und die Hauptbotschaft verschleiern.

Verständlichkeit des Nutzens: Der Nutzen einer Präsentation muss für das Publikum klar und verständlich sein. Komplizierte oder unklare Nutzenargumentationen können dazu führen, dass die Zuhörer den Mehrwert der Präsentation nicht erkennen und das Interesse verlieren.

Durch das Bewältigen dieser Herausforderungen kann eine Präsentation deutlich an Wirkung gewinnen und die gewünschten Ziele – sei es Informieren, Überzeugen oder Motivieren – erfolgreich erreichen.

1. Vorbereitung einer Präsentation

Präsentation-Design

Die Vorbereitung einer Präsentation ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass die Botschaft klar und überzeugend vermittelt wird. Hier sind die wesentlichen Aspekte der Vorbereitung:

Zu Beginn sollte das Ziel der Präsentation klar festgelegt werden. Fragen Sie sich: Was möchten Sie mit der Präsentation erreichen? Geht es darum, zu informieren, zu überzeugen oder zu motivieren? Die Zielsetzung beeinflusst maßgeblich die Struktur und den Inhalt Ihrer Präsentation.

Definieren Sie den genauen Zweck der Präsentation. Soll eine neue Idee vorgestellt, ein Projektstatus berichtet oder ein Produkt verkauft werden? Ein klar definierter Zweck hilft dabei, den Fokus zu behalten und die Präsentation zielgerichtet zu gestalten.

Kenntnis über die Zielgruppe ist entscheidend. Wer sind die Zuhörer? Welche Vorkenntnisse haben sie und was interessiert sie besonders? Das Verständnis der Zielgruppe ermöglicht es, die Präsentation auf deren Bedürfnisse und Erwartungen zuzuschneiden.

Dieser Schritt umfasst die Recherche und Strukturierung der Inhalte. Sammeln Sie relevante Informationen und ordnen Sie diese in einer logischen Reihenfolge. Achten Sie darauf, die wichtigsten Punkte klar herauszuarbeiten.

  • Recherchieren Sie gründlich und strukturieren Sie die Informationen in einer logischen Abfolge. Verwenden Sie dabei glaubwürdige Quellen und achten Sie darauf, dass die Daten aktuell sind.
  • Identifizieren Sie die Kernbotschaften, die Sie vermitteln möchten. Diese sollten klar und prägnant formuliert sein, um beim Publikum einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Die Auswahl geeigneter visueller Hilfsmittel kann die Verständlichkeit und Attraktivität Ihrer Präsentation erheblich steigern.

  • Entscheiden Sie, welche Medien am besten zu Ihrem Thema passen. PowerPoint, Google Slides oder Keynote sind weit verbreitete Tools, aber auch Flipcharts oder Whiteboards können je nach Kontext sinnvoll sein.
  • Gestalten Sie Ihre Folien für die Zielgruppe. Ergründen Sie, welches Design zu Ihrer Zielgruppe passen würde. Welche Farben funktionieren, welche Art von Grafiken und Bildern verstärken die Botschaft und kommen bei der Zielgruppe gut an?

Durch eine sorgfältige Vorbereitung, die die Zieldefinition, die Kenntnis der Zielgruppe, die inhaltliche Planung und den Einsatz visueller Hilfsmittel umfasst, können Sie eine effektive und überzeugende Präsentation erstellen.

2. Aufbau der Präsentation

Eine gut strukturierte Präsentation ist der Schlüssel zum Erfolg. Der Aufbau sollte klar und logisch sein, um das Publikum durch den Inhalt zu führen und die wichtigsten Botschaften überzeugend zu vermitteln. Gestalten Sie die Präsentation so, dass Sie mit dem Interessenten ins Gespräch kommen. Machen Sie die Folien so, dass sie immer Fragen stellen können.

Einleitung

Beginnen Sie die Präsentation mit einer herzlichen Begrüßung und stellen Sie sich selbst vor. Dies schafft eine persönliche Verbindung zum Publikum und sorgt für einen positiven ersten Eindruck. Eine effektive Möglichkeit, die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen, ist die Verwendung von persönlichen Anekdoten oder packenden Geschichten. Dies kann eine emotionale Verbindung schaffen und das Interesse wecken. Lesen dazu auch, wie man Präsentationen beginnt.

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Die Bedeutung der Sales-Story und wie sie die Struktur beeinflusst

Die Sales-Story spielt eine entscheidende Rolle im Aufbau Ihrer Präsentation. Sie dient nicht nur der Vermittlung von Informationen, sondern auch der emotionalen Einbindung des Publikums. Eine gut erzählte Sales-Story kann die Struktur Ihrer Präsentation erheblich beeinflussen.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Geschichte erzählen, kann bestimmen, wie Ihre Präsentation aufgebaut ist. Zum Beispiel kann eine lineare Erzählstruktur verwendet werden, bei der die Präsentation mit einer Einführung beginnt, gefolgt von einer detaillierten Darstellung des Produkts oder der Dienstleistung, unterstützenden Beweisen und einem klaren Handlungsaufruf (CTA). Alternativ können Sie eine nicht-lineare Struktur wählen, die mit einer fesselnden Frage oder einem Problem startet, dann die Lösung präsentiert, gefolgt von Ihrer Vorstellung und den Beweisen, bevor Sie mit einem CTA abschließen.

Hier geht zur Anleitung: Wie man Präsentationen gliedert

Hauptteil

Der Hauptteil sollte in logisch aufeinanderfolgende Abschnitte unterteilt sein. Jeder Abschnitt sollte einen klaren Schwerpunkt haben und zur Gesamtbotschaft der Präsentation beitragen. Dies verhindert Wiederholungen und stellt sicher, dass die Informationen präzise und relevant bleiben.

Verwendung von Beispielen, Daten und Geschichten zur Veranschaulichung: Nutzen Sie anschauliche Beispiele, relevante Daten und packende Geschichten, um Ihre Aussagen zu untermauern und das Publikum zu fesseln. Eine Sales-Story ist hierbei besonders effektiv. Sie sollte Probleme und Bedürfnisse der Zielgruppe ansprechen und die Vorteile und Alleinstellungsmerkmale Ihres Angebots hervorheben. Reale Erfolgsgeschichten oder Testimonials können die Glaubwürdigkeit erhöhen und eine emotionale Verbindung zum Publikum herstellen.

Schluss

Fassen Sie am Ende die zentralen Aussagen Ihrer Präsentation noch einmal kurz zusammen. Dies hilft dem Publikum, die wichtigsten Informationen zu behalten und die Kernbotschaften zu verinnerlichen. Eine gut strukturierte Zusammenfassungsfolie kann als Gedächtnisanker dienen und die positiven Aspekte Ihres Angebots hervorheben.

Lesen Sie auch: Zusammenfassung am Ende einer Präsentation

Schließen Sie mit einer klaren Schlussfolgerung und einer Handlungsaufforderung, wenn dies angemessen ist. Fordern Sie Ihr Publikum beispielsweise dazu auf, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen oder weitere Schritte zu planen. Dies gibt dem Publikum eine klare Richtung und fördert die Umsetzung der besprochenen Punkte.

Fragerunde und Diskussion: Geben Sie dem Publikum die Gelegenheit, Fragen zu stellen und in eine Diskussion einzutreten. Dies fördert den Austausch und kann wertvolle Rückmeldungen liefern. Eine offene Fragerunde am Ende der Präsentation zeigt, dass Sie offen für Feedback sind und das Publikum ernst nehmen.

Durch eine sorgfältige Vorbereitung und einen strukturierten Aufbau, der eine starke Einleitung, einen klar gegliederten Hauptteil und einen prägnanten Schluss umfasst, können Sie sicherstellen, dass Ihre Präsentation nicht nur informativ, sondern auch überzeugend und inspirierend ist.

Foliendesign-Präsentationsdesign-rauschsinnig

3. Die richtige Gestaltung

Eine richtig gute Gestaltung ist, wie wir bisher besprochen haben, gut strukturiert und inhaltlich stark. Doch das reicht nicht; wir benötigen auch ein passendes Design. Passend meint hier zum Thema und Publikum. Dabei spielen Faktoren wie Alter, Geschlecht und Herkunft eine große Rolle. Wenn wir emotionale Punkte setzen wollen, dann nutzen wir Farben, Bilder und Layout als Informationsgeber.

Farben: Farben in Präsentationen repräsentieren nicht nur Emotionen, sondern auch Informationen. Rot kann Dringlichkeit signalisieren, während Blau oft mit Vertrauen und Ruhe assoziiert wird. Wählen Sie eine begrenzte Farbpalette, um Wiedererkennbarkeit und Markenidentität zu fördern. Mehr zu Farben erfahren Sie hier: Farben in Präsentationen

Schrift: Die Schrift sollte gut lesbar und konsistent sein. Vermeiden Sie zu viele verschiedene Schriftarten und -größen. Eine klare Hierarchie der Textgröße hilft, die wichtigsten Informationen hervorzuheben. Designleitfaden finden Sie hier

Format und Layout: Verwenden Sie die Regel der Drittel, um Ihre Folien harmonisch und ansprechend zu gestalten. Achten Sie auf ausreichende Weißräume, um Überladung zu vermeiden und den Fokus auf die Hauptinhalte zu lenken.Tipps dazu finden Sie hier

Bilder und Grafiken: Bilder fungieren als emotionale Katalysatoren und helfen, komplexe Informationen verständlich zu machen. Grafiken und Infografiken sollten klar und prägnant sein, um die Botschaft zu unterstützen und nicht zu überladen.

Icons: Icons können verwendet werden, um Textpunkte visuell zu unterstützen und die Aufmerksamkeit des Publikums zu lenken. Sie sollten einfach und gut erkennbar sein. Icons in PPT zeichnen

Interaktive Elemente: Einbindung von interaktiven Elementen wie Live-Umfragen oder Fragen an das Publikum kann die Aufmerksamkeit und das Engagement der Zuhörer erhöhen. Diese Elemente fördern die Interaktivität und ermöglichen es, direkt auf das Publikum einzugehen.

Animationen: Animierte Übergänge und Effekte können dazu beitragen, die Präsentation dynamischer und interessanter zu gestalten. Sie sollten jedoch sparsam und gezielt eingesetzt werden, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Punkte zu lenken und nicht abzulenken.

4. Präsentationssoftware: Vor- und Nachteile

Google Slides Präsentation

Google Slides ist eine beliebte Wahl für Präsentationen, da es kostenlos und leicht zugänglich ist. Ein großer Vorteil ist die nahtlose Integration mit anderen Google-Tools wie Google Drive, Google Docs und Google Sheets. Dies ermöglicht eine einfache Erstellung, Speicherung und gemeinsame Bearbeitung von Präsentationen. Nutzer können von überall auf ihre Präsentationen zugreifen, solange eine Internetverbindung besteht, was es ideal für die Teamarbeit und das Präsentieren unterwegs macht. Ein weiterer Pluspunkt ist das automatische Speichern aller Änderungen in Google Drive, was den Verlust von Daten verhindert.

Jedoch hat Google Slides auch einige Nachteile. Im Vergleich zu PowerPoint fehlen einige erweiterte Funktionen und Gestaltungsmöglichkeiten, was die Flexibilität und die Professionalität der Präsentationen einschränken kann. Zudem ist die Internetabhängigkeit ein kritischer Punkt, da ohne Internetverbindung nicht auf die Präsentationen zugegriffen werden kann, was das Arbeiten offline erschwert.

Microsoft PowerPoint Online

Microsoft PowerPoint Online bietet viele Vorteile, insbesondere für die Zusammenarbeit im Team. Diese cloudbasierte Version der klassischen PowerPoint-Software ermöglicht es Benutzern, Präsentationen direkt über ihren Webbrowser zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen, ohne eine Softwareinstallation. Dies macht PowerPoint Online von jedem Gerät mit Internetzugang aus zugänglich und ist kostenlos im Microsoft Office-Paket enthalten. Die Möglichkeit, Präsentationen gemeinsam zu bearbeiten und in Echtzeit Änderungen zu sehen, vereinfacht die Teamarbeit erheblich.

Dennoch gibt es einige Einschränkungen bei der Nutzung von PowerPoint Online. Die Funktionalität ist im Vergleich zur Desktop-Version reduziert, was bedeutet, dass nicht alle erweiterten Features verfügbar sind. Besonders bei der Bearbeitung von Masterfolien und anderen fortgeschrittenen Funktionen kann dies problematisch sein. Außerdem ist der Offline-Zugriff eingeschränkt, sodass Nutzer ihre Präsentationen herunterladen müssen, wenn sie ohne Internet arbeiten möchten.

Microsoft PowerPoint Desktop

Die Desktop-Version von Microsoft PowerPoint bleibt die umfassendste und leistungsstärkste Option für die Erstellung von Präsentationen. Sie bietet eine vollständige Palette an Funktionen, einschließlich erweiterter Gestaltungs- und Animationsmöglichkeiten, die in den Online- und Google Slides-Versionen fehlen. PowerPoint Desktop ist besonders nützlich für komplexe Präsentationen, die eine detaillierte und professionelle Gestaltung erfordern. Zudem bietet es einen stabilen Offline-Zugriff, sodass Nutzer ohne Internetverbindung arbeiten können.

Obwohl die Desktop-Version von PowerPoint kostenpflichtig ist und eine Installation auf dem jeweiligen Gerät erfordert, überwiegen die Vorteile die Nachteile. Die Investition in die Lizenz lohnt sich, besonders für Unternehmen und professionelle Anwender, die regelmäßig auf umfangreiche und ansprechende Präsentationen angewiesen sind. Daher empfehle ich Microsoft PowerPoint Desktop für alle Präsentationen, die die maximale Funktionalität und Flexibilität in ihren Präsentationen wünschen.

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5. Präsentationstechniken

Um eine Präsentation erfolgreich zu gestalten und das Publikum zu fesseln, sind verschiedene Präsentationstechniken von großer Bedeutung. Hier sind einige wesentliche Aspekte:

Stimmführung, Sprachtempo und -klarheit:

  • Die Stimme ist ein mächtiges Werkzeug in der Präsentation. Achten Sie darauf, deutlich und mit der richtigen Lautstärke zu sprechen. Variieren Sie Ihr Sprachtempo, um wichtige Punkte zu betonen und das Interesse der Zuhörer aufrechtzuerhalten. Eine klare Aussprache und das Vermeiden von Füllwörtern tragen ebenfalls zur Effektivität bei.

Einsatz von Gestik und Mimik:

  • Körpersprache unterstützt Ihre verbale Kommunikation und kann dazu beitragen, Ihre Botschaft zu verstärken. Nutzen Sie Handgesten, um wichtige Punkte zu unterstreichen, und achten Sie auf eine offene Körperhaltung. Ihre Mimik sollte Ihre Worte ergänzen und Emotionen vermitteln, um eine Verbindung zum Publikum herzustellen.

Einbeziehen der Zuhörer durch Fragen und Feedback:

  • Stellen Sie während der Präsentation Fragen, um das Publikum einzubeziehen und deren Aufmerksamkeit zu halten. Offene Fragen fördern die Interaktivität und ermöglichen es Ihnen, auf das Publikum einzugehen. Bitten Sie um Feedback und ermutigen Sie die Zuhörer, ihre Gedanken und Fragen zu teilen.

Umgang mit Störungen und schwierigen Fragen:

  • Seien Sie vorbereitet auf mögliche Störungen und schwierige Fragen. Bleiben Sie ruhig und professionell, wenn Sie mit unerwarteten Situationen konfrontiert werden. Achten Sie darauf, schwierige Fragen direkt und ehrlich zu beantworten und dabei stets höflich zu bleiben.

Umgang mit Präsentationstechnik (Laptop, Beamer, Mikrofon):

  • Eine erfolgreiche Präsentation erfordert den sicheren Umgang mit der verwendeten Technik. Testen Sie im Voraus Laptop, Beamer und Mikrofon, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei funktioniert. Vertrautheit mit der technischen Ausrüstung hilft, technische Probleme während der Präsentation zu vermeiden.

Vorbereitung auf technische Pannen und deren Lösung:

  • Trotz bester Vorbereitung können technische Pannen auftreten. Erstellen Sie einen Plan B, wie z.B. gedruckte Handouts der Präsentation oder das Bereithalten einer alternativen Präsentationsmethode. Seien Sie flexibel und bereit, improvisiert zu reagieren, um den Präsentationsfluss aufrechtzuerhalten.

Eine sorgfältige Vorbereitung und der bewusste Einsatz von Rhetorik, Körpersprache und Interaktion tragen maßgeblich zum Erfolg Ihrer Präsentation bei.

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