Text in Präsentationen: Wie viel Text ist ausreichend?
Die meisten Präsentationen, ob Sales-, Unternehmenspräsentationen oder interne Folien, enthalten zu viel Text. Zu viel Information kann schädlicher sein als zu wenig. Während bei zu wenig Information die Menschen zum Nachfragen angeregt werden und gezielt Lücken geschlossen werden können, die Interessenten zum Handeln bewegen, führt eine Informationsüberflutung oft dazu, dass die Aufmerksamkeit der Zuhörer schwindet. Infolgedessen wird die Botschaft verschleiert, und das Publikum verliert leicht den Fokus.
Ich bin Parissa Kahvand in meiner spezialisierten PowerPoint-Agentur rauschsinnig arbeite ich für den B2B-Bereich. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einige Ideen für die richtige Textmenge in Ihrer nächsten Präsentation vorstellen. Ziel ist es, Ihre Botschaft klar und präzise zu vermitteln, ohne das Publikum mit überflüssigen Informationen zu überladen.
Die Aufmerksamkeitsspanne von Menschen
Die Aufmerksamkeitsspanne von Menschen bei Vorträgen beträgt in der Regel etwa 10-15 Minuten, bevor sie nachlässt. In dieser Zeitspanne müssen Sie Überzeugungen.
Das ist zu wenig Zeit, um mit Informationsflut zu glänzen.
Dies liegt daran, dass das Gehirn kognitiv überlastet wird und Schwierigkeiten hat, über längere Zeiträume hinweg fokussiert zu bleiben. Diese Abnahme der Aufmerksamkeit führt zu einer verringerten Informationsaufnahme und -verarbeitung, da das Gehirn nicht in der Lage ist, kontinuierlich ohne Pausen oder Veränderung der Reize Informationen zu verarbeiten.
10-15 Minuten um zu überzeugen
Viele Menschen, die Präsentationen schreiben, haben das Gefühl, sie müssten alles in der Präsentation erzählen. Dadurch kommt es zu einer Fülle von Folien, Wiederholungen und unnötigem Inhalt.
Die meisten Sales-Meetings dauern zwischen 20 und 45 Minuten. Wenn man diese geringe Aufmerksamkeitsspanne berücksichtigt, muss man erkennen, dass man die Aufmerksamkeitsspanne überreizt und sich selbst quasi torpediert.
Bei der Gestaltung ist es wichtig, die Grenzen vorher abzustecken, damit man sich selbst auch nicht überfordert.
Unterschiedliche Textmenge für unterschiedliche Präsentationen
In den meisten Vertriebsbüros wird eine Unternehmenspräsentation erstellt. Diese dient als Erstinformation und für Meetings, unabhängig davon, ob es sich um Geschäftspartner oder Interessenten handelt.
Zwischen einer Unternehmenspräsentation und einer Präsentation, die gezielt Leistungen verkauft, bestehen Unterschiede. Auch gibt es Unterschiede zwischen einer Präsentation, die per Mail verschickt wird, und einer, die immer von einem Präsentator begleitet wird.
Unternehmenspräsentationen umfassen in der Regel:
- Die Geschichte des Unternehmens
- Visionen und Werte
- Erreichte Meilensteine und Erfolge
- Einen Überblick über Produkte oder Dienstleistungen
- Das Team und die Unternehmenskultur
Sales-Präsentationen konzentrieren sich auf:
- Problemdarstellung der Zielgruppe
- Produkt- und Leistungsbeschreibungen
- Die Vorteile und den Nutzen für den Kunden
- Die Preisgestaltung
Allein am Themenunterschied ist zu erkennen, dass eine Unternehmenspräsentation für den Vertrieb nicht geeignet ist. Wenn versucht wird, die Sales-Folien in die Unternehmenspräsentation zu integrieren, wird zu viel Inhalt produziert.
Daher ist es wichtig, das Ziel der Präsentation genau zu definieren.
Das Ziel einer Präsentation bestimmt auch die Inhaltsmenge. Jemand, der eine Leistung erwerben möchte, ist nicht unbedingt an allen Informationen in der Unternehmenspräsentation interessiert. Vielleicht will er wissen, ob Sie genügend Ressourcen haben, aber dafür muss er sich keine 30 Folien ansehen.
Das Problem bei dieser Vorgehensweise?
Wenn Sie nur eine Präsentation haben, die alle Zielgruppen und Zwecke abdecken muss, haben Sie zwangsläufig das Problem, dass sie die Bedürfnisse nicht genau ansprechen.
Verschicken Sie z.B. die Präsentation als Erstinformation per Mail und der Interessent muss sich die Informationen selbst erarbeiten, dann benötigen Sie Texte, die ohne Präsentator funktionieren, was zwangsläufig mehr Text bedeutet.
Damit schaffen Sie ein zweites Problem: Der Interessent hat sich mit Ihren Unterlagen beschäftigt, meldet sich bei Ihnen für einen Termin, und Sie bringen die gleiche Präsentation mit zum Meeting. Diese Präsentation ist voller Text, den der Interessent bereits kennt. Richtig aufregend wird das Meeting nicht mehr.
Er hat sich die Inhalte vielleicht richtig oder nur flüchtig angeschaut. Vielleicht hat er die Inhalte verstanden, vielleicht auch nicht. In jedem Fall hat er dazu eine Meinung, mit der Sie nun umgehen müssen.
Ich empfehle immer, beim Erstkontakt einen One-Pager zu verschicken. Darin sind alle Punkte enthalten, die das Interesse wecken können. Es wird angeteasert mit den Vorteilen, die der Kunde genießen könnte. Dieser Ansatz bietet eine prägnante Übersicht, die den potenziellen Kunden neugierig macht und dazu einlädt, mehr über das Angebot zu erfahren.
Unterschiedliche Menge an Text für unterschiedliche Zwecke
Jetzt wird klarer, warum die Textmengen unterschiedlich sind. Ist ein Präsentator dabei, benötigen Sie nur Stichpunkte, die kurz die Aufmerksamkeit erregen. Die Informationen kommen dann über die Tonspur.
Ist ein Präsentator nicht dabei, brauchen Sie verständliche Texte, die so kurz wie möglich sind. Hier müssen Sie klar zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen unterscheiden.
Wichtige und unwichtige Informationen: Informationsflut eingrenzen
Um die Menge an Folien einzudämmen, hilft nur die klare Auswahl zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen. Welche Informationen sind wirklich nötig, damit eine Kaufentscheidung getroffen werden kann?
Definition von Zielen
Um die Entscheidungsfindung von Kunden zu beeinflussen, müssen Sie zunächst festlegen, welches Ziel Sie verfolgen. Was genau soll nach der Präsentation passieren? Soll ein zweites Gespräch stattfinden oder soll direkt gekauft werden?
Definition der Bedürfnisse bzw. Probleme
Nachdem Sie Ihr Ziel definiert haben, prüfen Sie, wie dies auf die Bedürfnisse der Kunden passt. Hierbei hilft die Sales-Story. Beginnen Sie einfach, indem Sie das Problem und die Lösung klar beschreiben. Hierbei zählen nur Probleme, die wirklich einen Effekt auf die Kaufentscheidung haben. Idealerweise identifizieren Sie 2-4 Probleme.
Grenzen Sie die Anzahl der Punkte, die Sie erwähnen möchten, immer ein, egal ob es sich um Vorteile, Leistungen oder Services handelt. Bleiben Sie bei einer kleinen Aufzählung von 2-4 Punkten.
Vergessen Sie nie die kurze Aufmerksamkeitsspanne der Menschen; wenn Sie 10 Probleme erwähnen, laufen Sie Gefahr, dass sich die Zuhörer an die meisten nicht erinnern. Das ist wie das Spiel aus der Kindheit: „Ich gehe auf die Reise und nehme mit.“ Wie viel können Sie sich merken? Denken Sie immer daran.
Folienmenge festlegen
Die Vorgehensweise bei allen Präsentationen ist! Eine Folie pro Thema.
Wenn Sie dem folgen, könnte für eine Sales-Präsentation so aussehen:
- Cover
- Problem
- Lösung
- Service
- Wer wir sind
- Referenzen
- Preise
- Call to Action
Das ist nur ein Beispiel. Für mehr Beispiele lesen Sie den Artikel über die richtige Gliederung von Präsentationen.
Beispiele für Unternehmenspräsentationsgliederung finden Sie hier.
Textmenge einschränken
Indem Sie pro Folie nur ein Thema vorgeben, werden Sie dazu gezwungen, Ihre Texte zu kürzen. Nutzen Sie für den verbleibenden Text Aufzählungen, die Sie prägnanter formulieren können. Um noch mehr Text zu sparen, können Sie Infografiken einsetzen, da Formen und Farben als Informationen dienen und so effektiv Text einsparen.
Wann helfen viel Text und Inhalt in Präsentationen
Normalerweise sollten Präsentationen mit wenig Text bestückt sein und nur das Nötigste enthalten. Es gibt jedoch Fälle, in denen mehr tatsächlich besser ist.
Manchmal muss man beweisen, dass viel Arbeit hinter einer Idee steckt, oder der Betrachter muss den Beweis erhalten, dass umfassend gearbeitet wurde. Es ist wie in der Mathematik in der Schule, wo der Rechenweg sichtbar sein soll. In solchen Fällen zeigen wir komplexe Inhalte, um zu beweisen, dass wir uns intensiv mit dem Thema beschäftigt haben.
Abwechselung in Präsentationen
Genauso wichtig wie weniger Text ist auch die Abwechselung für die Aufmerksamkeit.
Achten Sie deshalb darauf, dass die Aufmerksamkeitsspanne nicht sinkt.
Sorgen Sie für Abwechslung, indem Sie die Anordnung von Text und Bild variieren und die Überschriften unterschiedlich platzieren. Wechseln Sie zwischen großen und kleinen Bildern. Abwechslung gelingt, wenn das Design einheitlich bleibt, aber die Layouts variieren.
Zusätzlich empfiehlt es sich, Animationen einzusetzen, um zu verhindern, dass der Interessent schon weiterliest, während Sie noch erzählen, und um mehr Spannung in die Folien zu bringen.
Kein Text ist nicht die Lösung
Es heißt oft, man solle es wie Apple und Co. machen. Dabei wird übersehen, dass diese Präsentationen auf großen Bühnen stattfinden und der Präsentator die Folien nur zur visuellen Unterstützung benötigt. Diese Präsentationen werden von Video- und Grafikspezialisten entworfen, und der Präsentator ist sehr geübt und präsent.
In der Realität, wo diese Folien dann von Laien gebastelt werden, sehen solche Folien oft weniger beeindruckend aus. Der Präsentator ist zu meist auch nicht gerade Steve Jobs.
Normalerweise sitzt jemand in einem Meeting vor einem Bildschirm, wo kaum etwas passiert, außer dass gesprochen wird. Oder man erlebt einen Präsentator, der monoton vorträgt.
Je nachdem, wie geübt Redner und Verkäufer sind, kann die Präsentation an ihre Fähigkeiten angepasst werden, aber Steve Jobs ist nicht die Regel. Daher empfehle ich, die Präsentation passend zu Ihrer Situation zu gestalten.
Fazit:
Die Textmenge hängt von Ziel und Zweck ab. Zudem sollten Sie sich selbst bei der Anzahl der Folien Grenzen setzen, um präzise zu bleiben. Überprüfen Sie auch die Anzahl Ihrer Präsentationen und ob diese nach Ziel und Zweck definiert sind. Zudem empfiehlt es sich einen Onepager zu erstellen für den Erstkontakt mit Kunden. Um die Aufmerksamkeitsspanne zu verbessern, lohnt sich die Investition in professionelle Vorlagen, die Animationen einbeziehen.
