Am Mittwoch kommt die Einladung und in zwei Wochen ist die Pitch-Präsentation. Das ist wenig Zeit um 200 Seiten Expertise, Information und Gestaltung zusammenzubringen. Ich habe an vielen gut geplanten Projekten teilgenommen, aber ich hatte auch Erlebnisse von Gegenteiligem. Gut geplante Projekte verhindern am Ende Zeitverlust und Stress.
Problembehaftete Bereiche:
Liefern von Daten
In vielen Abteilungen wird unter Hochdruck an den Folien gearbeitet, die Zeit sich zusammenzusetzen und Daten abzugleichen fehlt. Setzt man dann nach einer Woche die Präsentationen zusammen, fällt häufig auf, dass Inhalte nicht richtig aufeinander aufbauen. Das im Nachhinein zu korrigieren kostet viel Zeit und Nerven.
Korrekturen
Sieht man die Folien als Ganzes, dann müssen die Abteilungen die Gesamtpräsentation prüfen und korrigieren. Zusätzlich wird nach dem der Gestalter die Dateien erhalten hat, dazwischen korrigiert. Es werden Zahlen, Texte und Folien ausgetauscht. Das erhöht nur die Fehlerquellen und ermüdet alle Beteiligten. Nur damit Sie ein Gefühl dafür bekommen: Ich habe in einem Projekte 34 Tickets zu einer Folie gehabt, da können Sie sich ausrechnen wie viel Zeit es kostet, das abzuarbeiten.
Setzen Sie einen Projektleiter ein. Sie brauchen ein Zwischenglied, das bei den Experten die Folien abholt und an den Gestalter weiterleitet. Er soll auch verhindern, dass außerhalb der Korrekturrunden Folien geändert werden. Sorgen Sie dafür das in einer Kick-off-Präsentation, die Präsentationsstruktur allen beteiligten mitgeteilt wird und die Folien aufeinander aufbauen. Stellen Sie einen Zeitplan auf und fordern Sie die Einhaltung.
Beispielhafter Zeitplan für Ihre Pitch-Präsentation:
Phase 1: Alle Abteilung liefern innerhalb von 2 Tagen die Folien (auch unfertige). Design erstellt Prototypen.
Die erste Phase dient dazu, eine fertige Präsentation zusammenzustellen und diese allen verfügbar zu machen. Alle Teilnehmer müssen verpflichtet werden, Ihre fast fertigen Folien dort schnell auszutauschen. Das sichert allen den Blick auf die Struktur und zwingt alle dazu, den roten Faden einzuhalten.
Zeitgleich beginnt im Design die Arbeit. Hier werden Prototypen der Folien gestaltet und mit dem Verantwortlichen abgestimmt.
Phase 2: Ist die Gesamtpräsentation so weit aufgesetzt, geht die Präsentation ins Design.
Das Design wird auf die komplette Präsentation adaptiert und geht wieder zurück an die Projektleitung.
Phase 3: Die erste Korrektur findet hier statt.
Sobald das Design draufgesetzt wird, zeigen sich die typischen Probleme. Zu viel Text und Überschriften, die dann nicht mehr passen, Grafiken, die ausgetauscht werden müssen usw. . Alle beteiligten müssen nun ihre Folien prüfen, korrigieren und, durch große Kennzeichnung, Kommentare hinterlassen. Diese werden von der Projektleitung geprüft und an die Designer weitergegeben.
Phase 4: Nun werden Spezialfolien gestaltet.
Das sind Folien, die eine besondere Prägnanz erhalten sollen. Diesen wurden gut gekennzeichnet und beschrieben, damit da nicht zu viel Rückfragen und Besprechungen provoziert werden.
Phase 5: Die letzten Korrekturen werden erledigt.
Nun wird noch einmal alles Korrektur gelesen.
Phase 6: Endspurt. 2 Tage vor Präsentation.
Präsentation wird verpackt und allen zur Verfügung gestellt. Das Handout geht in Druck und die Präsentation wird noch einmal geprobt.
Meine Pitch-Präsentationen sind keine 08/15 PowerPoint-Master-Layouts. Ich schaue mir bei jeder Präsentation die Inhalte genau an. Erst wenn der Inhalt perfekt ist, dann beginne ich mit der Gestaltung. Für jeden Kunden entwickle ich, speziell für seine Bedürfnisse, ein eigenständiges Design und funktionierende Sales Story. Deshalb sind meine Leistungen bei Pitchpräsentationen etwas umfassender.
Leistungen:
- Zusammenführung aller Inhalte
- Entwicklung der Sale Story
- Konzept für das Design der Folien (inkl. Bild, Grafik, Schrift und Illustration)
- Animation der Inhalte
- Inhaltliche Überarbeitung von Bild, Text, Tabellen und Charts
- Folienmaster und Handout
- Druckdatenlieferung
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kompetenz und lassen Sie die Präsentation und das Projekt von mir managen, konzipieren und gestalten. Meine 19 Jahre Erfahrung verschaffen Ihnen einen klaren Vorteil.
