PowerPoint Präsentationen

Google Präsentation und PowerPoint – Use Case

By 2. Februar 2021April 24th, 2021No Comments

In diesem Artikel erfahren Sie, wie auch Sie Google Präsentation und PowerPoint einsetzen können, um Flexibilität im Austausch und beim Bearbeiten von Layouts und Dateien zu erhalten.

Die Herausforderung: Immer und überall Zugriff auf Dateien, ohne Software zu installieren

Frau K. kam im letzten Jahr auf mich zu, da sie auf der Suche nach einer Alternative war, um ihre Geschäftsunterlagen jederzeit selbst zu editieren und zur Hand zu haben. Besonders wichtig war ihr dabei, dass das Design dem Corporate entspricht und gleichzeitig komplett skalierbar sein sollte. Außerdem benötigt sie ihre Dateien mobil ebenso wie ausdruckbar. Frau K. will sich mit der Qualität ihrer Unterlagen von der Masse der Konkurrenten abheben. Als Unternehmerin weiß sie, dass es nur dann auf den Inhalt ankommt, wenn der Leser von der Form voll überzeugt ist. Sie wollte dafür jedoch keine zusätzlichen Programme installieren und hat sich an mich als Designerin gewandt.

Welche Software kann das leisten?

Handouts, Berichte, Angebot, Folder und Präsentationen immer und überall griffbereit?

Als Designerin arbeite ich besonders gern mit InDesign und anderer Profisoftware, die mir die Kontrolle über alle Elemente eines Layouts überträgt. Das muss auch ohne Profisoftware möglich sein, dachte sich meine Kundin und behielt damit Recht.

Meine Lösung: Einzigartige Layouts in PowerPoint erstellen und in Google Präsentation importieren

Nach langen probieren habe ich eine Lösung gefunden, die Design und Funktionalität vereint. Es gibt nur eine Software, die das leisten kann und das ist PowerPoint. PowerPoint kann zwar in der Cloud geöffnet und bearbeitet werden, aber dafür muss die Kundin eine Software kaufen.

Um alle Anforderungen zu lösen, mussten wir Google Präsentation hinzuziehen.

Die Google Produkte sind kostenfrei und von überall nutzbar. Der Austausch der Dateien zwischen PowerPoint und Google ist sehr einfach. Für die Aufgaben wie Folder, Berichte, Handouts und Präsentation habe ich mir Google Präsentation näher angeschaut.

Nach der Testphase stellten sich mir einige Probleme, weshalb Google als Gestaltungssoftware nicht infrage kam:

  • Alle Dateien, Grafiken und Bilder müssen hochgeladen werden
  • Die Flexibilität bei Grafikarbeiten geht verloren
  • Fehlende Masterlayout Funktionalität
  • Drag & Drop aus Grafiksoftware nicht möglich
  • Fehlende Funktionalität wie: Grafische Elemente direkt erstellen, Formmodis, spartanische Animationen

Für Frau K. war nur ein Teil dieser Probleme überhaupt relevant, denn sie möchte Microsoft PowerPoint selbst nicht installieren. Meine Entscheidung war klar. Ich nutze PowerPoint und Word für die Erstellung des Designs und importiere es in Google Präsentation für die Weiterverwendung durch meine Kundin.
Ich habe daher aufwendige Layouts und Designs erstellt, die dann zu Google Präsentationen übertragen wurden. Dabei gibt es allerdings einiges zu beachten. Bedeutende Unterschiede zwischen Layout in PowerPoint und Google Präsentationen.

Kompatibilität zwischen PowerPoint und Google Präsentation

Es ist mit dem entsprechenden Vorwissen einfach, ein Layout in PowerPoint zu Google Produkten zu portieren. Die Hauptaufgabe besteht darin, dass die mobil nutzbare Software nicht nur die Grafik, sondern auch die interaktiven Elemente, übernimmt. Der große Vorteil von PowerPoint ist, dass es alle Formate von 16:9 bis A4 problemlos unterstützt. Frau K. kann so Dokumente als Folien an die Wand werfen, in Social Media Ads einbinden oder für ihre Kunden ausdrucken. Das alles klappt mit nur einem Design. Die wichtigste Frage, die sich für mich stellte war, ob diese Funktionen in dieser Art aus dem Layout in PowerPoint beibehalten werden würden, wenn ich sie auf Google Präsentationen übertrage.

Der Upload selbst von PowerPoint zu Google Präsentationen war unproblematisch, ebenso wie das Öffnen der Briefbögen in Google Docs, die für Microsoft Word erstellt worden waren.

Einige Probleme traten beim Versuch, das Layout zwischen den Programmen hin und her zu schieben auf.

  • So akzeptiert Google Präsentation beispielsweise lediglich Fonts, die in der App selbst installiert sind. Neue Schriften können nicht hinzugefügt werden. Während alle Formate von Google korrekt erkannt wurden, hat es die Schriftgrößen häufig verändert.
  • Diagramme werden aus PowerPoint nicht übernommen, bzw. werden in unscharfe Bilder umgewandelt. Hier sollten Sie direkt in Google Tabellen arbeiten.
  • PowerPoint Masterlayouts und Animationen ließen sich nur sehr eingeschränkt abbilden. Daher nur minimal kompatibel.
  • Seitennummerierung von PPT wird von Google nicht richtig erkannt und sollte direkt in Googel Präsentation erstellt werden. Von Google auf PPT ist es kein Problem.
  • Google übernimmt Elemente wie Aufzählungszeichen aus PPT, die es selbst nicht zur Verfügung stellt.
  • Tabs sind bei Google offenbar anders definiert als bei Microsoft Produkte. Deshalb nutzen sie statt Tab besser Tabelle verwenden.
  • Tabellengröße, Hintergrund und Linien erkennt Google nicht wie in PPT erstellt. Z. B. ist eine nicht eingefärbte Hintergrundfläche in Tabellen immer grau. Tabellen sind auch für Google Docs ein Problem. Hier kann man zwar auf die hauseigene App Google Tabellen zurückgreifen, doch für schnell eingefügte Aufzählungen ist das natürlich keine Alternative.

Von überall zugriff auf die Präsentation

Das Ziel war es, alle Unterlagen, die Frau K. in ihrem Alltag benötigt, so anzulegen, dass sie mobil damit arbeiten kann, ohne auf dem Laptop eine zusätzliche Software zu installieren. Dafür eignet sich Google hervorragend, denn die Apps werden direkt im Browser genutzt. Frau K. konnte ihr Büro komplett digitalisieren und nutzt nun alle Funktionen in Docs, Präsentationen und natürlich über den integrierten Datenspeicher Google Drive. Die Dokumente werden so synchronisiert, auch bei der Freigabe für mehrere Kollegen oder Betrachter.

Natürlich ging es auch um ein einheitliches, ansprechendes Design, das zu Frau K. und ihrem Unternehmen passt. Dazu habe ich mich lange auf Augenhöhe mit ihr beraten und gemeinsam haben wir eine Linie gefunden, die sich durch alle Designs und das Layout in PowerPoint zieht. Die Designs sind modern, flexibel und können jederzeit mit aktuellen Daten, Anschreiben und Präsentationsinhalten gefüllt werden.

 

Sie haben Fragen oder benötigen Layouts, die Sie einfach editieren können? Dann schicken Sie mir eine Nachricht, ich bin mir sicher, wir finden auch für Ihre Unterlagen die richtige Lösung.