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PowerPoint Präsentationen

Alles, was Sie über PowerPoint Folienmaster wissen sollten

Ich habe diesen Artikel nicht geschrieben, um noch einen Beitrag über Folienmaster zu produzieren. Wie man Folienmaster erstellt, können Sie in unzähligen Artikeln nachlesen. Ich konzentriere mich hier auf Punkte, denen ich in meiner Arbeit immer wieder begegne. Es geht um punktuelle Probleme mit dem Master bzw. mit der Vorlagenerstellung in PowerPoint.

Ich bin Parissa Kahvand und bin spezialisiert auf Präsentationen für Microsoft PowerPoint und Google Slides. Ich arbeite für Unternehmen im B2B. Hier möchte ich Ihnen nicht das übliche 1×1 mitgeben, davon gibt es genug im Netz. Hier kläre ich Fragen, die mir User stellen.

Was ist ein Folienmaster?

Der Folienmaster (auch Vorlagen oder Templates genannt) in PowerPoint ist ein wahrer Lebensretter, wenn es um Zeitersparnis geht. Er bestimmt die Rahmenbedingungen einer Präsentation: von Fuß- und Kopfzeilen, über Hintergründe, Seitenzahlen und Datum, bis hin zu Weißräumen. Mithilfe von Text- und Bildplatzhaltern wird festgelegt, wo Inhalte erscheinen.

Ein Folienmaster kann entweder sehr detailliert und spezifisch sein, was den Nutzern wenig Spielraum lässt, oder er kann flexibler gestaltet sein, was mehr kreative Freiheit ermöglicht. Es ähnelt einem Formular, in das Nutzer nur noch ihre spezifischen Texte und Bilder einfügen müssen. Masterlayouts sind für Unternehmen sehr gut geeignet.
Das Wichtigste dabei: Ein Template sollte immer praxistauglich sein. Eine x-beliebige Folienvorlage nützt wenig, wenn sie nicht auf die konkreten Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten ist.


Professionelle PowerPoint-Folienmaster: Das muss ein Folienmaster leisten.

Es gibt eine Fülle an Vorlagen zu erschwinglichen Preisen. Selbst Microsoft PowerPoint stellt zahlreiche kostenlose Themes und Vorlagen zur Verfügung. Allerdings richten sich diese oftmals nicht an Unternehmen mit professionellem Bedarf. Für Unternehmen genügen diese standardmäßigen Vorlagen häufig nicht. Hier stehen unverkennbare Layouts, das Branding und eine problemlose Integration in den Arbeitsalltag im Vordergrund.

Trotz der großen Auswahl, die viele dieser Vorlagen bieten, kann paradoxerweise gerade diese Vielzahl an Optionen einschüchternd wirken – ähnlich wie ein zu begrenztes Angebot. Mitarbeiter können sich überwältigt fühlen oder zögern, vorgefertigte Folien zu verwenden, aus Sorge, umfangreiche Anpassungen vornehmen zu müssen.

Ein effektiver Folienmaster für Unternehmen sollte drei zentrale Anforderungen erfüllen:

  1. Zum einen sollte er zeitsparend sein, perfekt abgestimmt auf die thematischen Bedürfnisse und wichtige Elemente wie Text, Hervorhebungen, Bilder, Formatierungen und Grafiken.
  2. Zum anderen sollte die Layouts das Corporate Design (CD) des Unternehmens präsentieren, das ihr Branding durchgängig widerspiegelt. Dabei sollte das Design genügend Flexibilität bieten, aber immer im Einklang mit dem Corporate Design des Unternehmens stehen.
  3. Zuletzt sollten die Vorlagen veränderbar sein bzw. der Master sollte so erstellt sein, dass bei Bedarf Änderungen möglich sind.

Beim Inhalt geht es vor allem um zwei Punkte:

  1. Klare Vorgaben für Text und Bild, damit alles stimmig aussieht und das Branding konstant bleibt.
  2. Es muss berücksichtigt werden, wie die Mitarbeiter den Folienmaster nutzen, um sicherzustellen, dass er ihren Bedürfnissen gerecht wird. Sonst beginnen sie, eigene „Basteleien“ vorzunehmen, was das einheitliche Bild stören kann.

Ein wirklich guter Folienmaster sollte 10-20 verschiedene Layouts bieten, einschließlich einer leeren Folie, um Flexibilität zu gewährleisten. Und natürlich sollte er klare Richtlinien für Tabellen, Diagramme und Grafiken haben. Das gibt uns alles, was wir brauchen, um eine abwechslungsreiche Präsentation zu erstellen.

Es ist auch möglich, mehrere Folienmaster in einer Präsentation zu verwenden. Dazu müssen Sie das jeweilige Layout dem entsprechenden Masterlayout zuweisen.

Die Grafik zeigt Folienvarianten einer Sales-Präsentation für Unternehmen im B2B-Bereich. Sie sehen, wie abwechslungsreich der Master sein kann.


Microsoft PowerPoint Folienmaster Funktionalität:

Der Folienmaster ist ein mächtiges Werkzeug in Microsoft PowerPoint, mit dem Sie das Design und Layout für alle Folien Ihrer Präsentation zentral steuern können.

Es ist möglich, mehrere Folienmaster in einer Präsentation zu hinterlegen. Zum Beispiel gibt es viele Unternehmen, die unterschiedliche Präsentation für verschiedene Abteilungen haben. Es ist möglich, in einer Datei zwei und mehr Master zu speichern. Die Designs können komplett unterschiedlich sein, man muss nur den Überblick behalten. Was dann nicht funktioniert, sind unterschiedlich laufende Daten oder Foliennummern; diese sind innerhalb einer Datei für alle Master gleich.

Mit dem Folienmaster können Sie:

  • Konsistentes Layout und Design für unterschiedliche Folientypen (z.B. Titelfolien, Inhaltsfolien) festlegen.
  • Einstellungen für alle Masterfolien über die oberste Folie: Header und Footer. Die Schriftart, -größe und -farbe für alle Textelemente und Aufzählungszeichen.
  • Datum statisch oder automatisch
  • Hintergründe und Effekte für alle Folien einheitlich gestalten.
  • Benutzerdefinierte Platzhalter und Formate für verschiedene Folientypen hinzufügen.
  • Animationen des Folienmasters

Stellen Sie sich den Folienmaster als das übergeordnete Design Ihrer PPT-Präsentation vor, das sich auf alle darunter liegenden Folien auswirkt. Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden in der gesamten Präsentation angewendet, es sei denn, Sie übersteuern sie auf einzelnen Folien.

Bild zeigt die Menüleiste des Folienmasters. Hier können Sie Platzhalter, Typo, Farben, Designs etc. anpassen.

Folienmaster-in-PPT-bearbeiten


Vererbung von Veränderungen im Folienlayout

Die oberste Folie vererbt Änderungen, die unteren Folien tun dies nicht. Elemente, die auf allen Folien gleich sein sollen, müssen auf der obersten Folie platziert werden. Diese vererbt ihre Eigenschaften an die anderen Folien.

In der folgenden Grafik sehen Sie, wie kreativ die Fußzeile auch sein kann. Sie befindet sich nicht mehr am Fuß, aber die Elemente Seitenzahl, Datum sind dennoch da. Zudem kann man hier auch Logo und Fußzeilentext hinterlegen.
Folienmaster-Seitenzahl-und-Datum


Für wen lohnt sich der Aufwand des Folienmasters?

Der Master eignet sich für jeden, der immer wieder den Content seiner Präsentation ändert. Das sind zumeist Salespräsentationen aus Vertriebs- und Marketingabteilungen, die immer wieder den Inhalt an die Interessenten anpassen und spezifizieren. In diesen Fällen helfen Master dabei, die Erstellungszeit zu verringern und unterstützen auch ungeübte Mitarbeiter, damit sie mit Microsoft PowerPoint gut zurechtkommen.

Auch großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern hilft der Master bei der Einhaltung des Corporate Designs und der Einheitlichkeit der Unterlagen.

Bei Präsentationen, z.B. Unternehmenspräsentationen, die nur einmal erstellt werden, benötigen Sie im Grunde keinen Master.


Wo ist der Folienmaster zu finden?

Sie möchten Ihre Vorlage verändern, dann müssen Sie dies im Folienmaster machen. Der Zugang des Folienmasters in Microsoft PowerPoint ist denkbar einfach:

  1. Öffnen Sie Ihre Präsentation.
  2. Klicken Sie im Menüband oben auf den Tab „Ansicht“.
  3. In der Gruppe „Masteransichten“ finden Sie die Option „Folienmaster“. Klicken Sie darauf.
  4. Nun befinden Sie sich im Folienmaster-Modus, wo Sie alle Masterfolien und zugehörigen Layouts auf der linken Seite sehen und anpassen können.

Folienmaster-PowerPoint-öffnen


Wie erstellen Sie einen PowerPoint-Folienmaster bzw. Präsentationsvorlage?

Anleitung: Erstellung eines Folienmasters (Template oder Vorlage) in PowerPoint

1. PowerPoint öffnen:
Starten Sie Microsoft PowerPoint und erstellen Sie eine neue Präsentation oder öffnen Sie eine bestehende.

PPT-Pc-Version-neue-präsentation

2. Zum Folienmaster wechseln:
Klicken Sie im Menüband oben auf den Tab „Ansicht“ und wählen Sie dann „Folienmaster“.

3. Bevor Sie loslegen! Legen Sie ein Gestaltungsraster an. Damit Sie wissen, wo der Content auf dem Layout hin kann.

4. Die oberste Masterfolie bearbeiten:
Die ganz oben angezeigte Folie ist der Haupt-Folienmaster. Änderungen, die hier vorgenommen werden, gelten für die gesamte Präsentation, also alle Folien darunter. Dies ist besonders nützlich, um einheitliche Elemente wie Logos, Fuß- und Kopfzeilen, Schriften, Hintergrund oder bestimmte Farbschemata festzulegen, die auf jeder Folie erscheinen sollen.

Folienmaster-Seitenzahl

5. Layouts bearbeiten:
Unter der obersten Folien sehen Sie verschiedene Layouts, z.B. für Titelfolien, Inhaltsfolien oder Vergleichsfolien. Klicken Sie auf ein Layout, um es individuell anzupassen.

Auf den Folien können Sie nun Platzhalter, Textfelder, Bilder, Formen usw. hinzufügen oder anpassen. Die Platzhalter können auf jeder Folien individuell erstellt werden. Auch ist möglich, erstellte Elemente durch Kopieren auf andere Folien zu übertragen.

Folienmaster-elemente-einfügen-powerPoint

6. Änderungen speichern:
Wenn Sie mit der Gestaltung zufrieden sind, klicken Sie im Tab „Folienmaster“ auf „Folienmaster schließen“. Ihre Änderungen werden automatisch auf alle Folien in Ihrer Präsentation angewendet. Jetzt können Sie Ihre Präsentation speichern und bearbeiten.


Platzhalter einfügen in die Folien Ihrer Vorlage einfügen

PowerPoint bringt unterschiedliche Arten von Platzhalter mit:

  • Text
  • Inhalt
  • Grafische Elemente: Bild, Diagramme, SmartArt, Onlinegrafiken
  • Video und Cameo

In Microsoft PowerPoint sind Platzhalter essenzielle Elemente, die beim Designen eines Layouts für Präsentationsfolien verwendet werden. Sie dienen als Richtlinien oder „Behälter“ für Inhalte wie Text, Bilder, Grafiken oder Videos. Ein Platzhalter kann beispielsweise vorgeben, wo der Titel, der Untertitel oder der Haupttext auf einer Folie erscheinen soll. Sie sind besonders nützlich, um Konsistenz über verschiedene Folien hinweg zu gewährleisten, da sie sicherstellen, dass Elemente wie Überschriften oder Bullet-Points immer an derselben Stelle und in derselben Größe erscheinen.

Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass Platzhalter an sich kein Design darstellen. Während sie die Anordnung und Organisation von Inhalten auf einer Folie bestimmen, gehören zum eigentlichen Design andere Aspekte wie die Farbgestaltung, die Auswahl von Schriftarten, die Nutzung von Weißraum und die Formgebung von grafischen Elementen. Das Design bestimmt das visuelle Erscheinungsbild und die ästhetische Anmutung der Präsentation, während Platzhalter eher als Werkzeuge zur Strukturierung und Organisation des Inhalts dienen.

Text im Platzhalter formatieren

Sie können die Platzhalter mit den normalen Formatierungswerkzeugen bearbeiten, wenn Sie im Folienmaster sind. Dabei ist zu beachten, dass die Formatierung auf der Masterfolie sich auf alle untergeordneten Folien überträgt. Daher empfiehlt es sich, auf der Masterfolie die Einstellungen vorzunehmen, die für alle Folien gelten sollen, wie Schriftart und -schnitt, Farben, Aufzählungszeichen, Abstände etc.

Zur Formatierung von Text können Sie sich hier einlesen.

Das Bild zeigt die Benutzeroberfläche in Microsoft PowerPoint für die Bearbeitung von Platzhaltern

Individuelle Formen für Platzhalter

Microsoft PowerPoint bietet viele Formen für Bilder und Text an. Sie können diese beliebig auf Platzhalter anwenden, zum Beispiel, um Bildplatzhaltern eine ansprechendere Form zu verleihen.

So gehen Sie vor:

  1. Platzhalter auf die Folien setzen und den Hintergrund einfärben, damit wir Änderungen erkennen können.
  2. Wählen Sie im Registermenü „Formformate“. Ganz links klicken Sie auf „Form bearbeiten“ dann wählen Sie unter „Form ändern“ die gewünschte Form.

ppt-Platzhalter-formen

Zusätzlich dazu können Sie auch eigene Formen entwickeln, mit den Formtools.

Achtung: Nur Platzhalterformen können miteinander verbunden werden. Verbindet man eine normale Form mit einem Platzhalter, dann wird diese Form nicht mehr als Platzhalter betrachtet.

  1. Gehen Sie wie oben vor. Dieses Mal benötigen wir zwei Formen, die wir miteinander zu einer neuen Form verbinden möchten.
  2. Ich möchte die obere Linie komplett abrunden. Daher lege ich die runde Form oben an und wähle im Menü unter „Formen zusammenführen“ die Option „Vereinigen.

Formmodi

Bilder in Platzhalter des PowerPoint Folienmasters

Ein häufiges Problem ist: Bild im Platzhalter. Der Nutzer sieht diese Bilder beim Erstellen der PowerPoint-Präsentation im Bearbeitungsmodus, aber im Präsentationsmodus sind diese dann plötzlich nicht mehr sichtbar.

Eingefügte Bilder in Platzhaltern (das ist wichtig) fungieren lediglich als Platzhalter und sind damit in der Präsentationsansicht unsichtbar. Bilder etc. müssen in der Bearbeitungsansicht auf der Folie in den Platzhalter eingefügt werden. Dann sind sie auch sichtbar.

Bilder im Microsoft Folienmaster sind nur dann in der Folie sichtbar, wenn sie auf der Folie oder im Hintergrund eingefügt wurden, und nicht in einen Platzhalter.


Wie ändern Sie die Fußzeile mit Datum und Seitenzahl des Folienmasters?

Zwei Dinge müssen Sie dabei beachten. Sie können die Seitenzahl auf der obersten Masterfolie erstellen oder auf den Folien darunter. Der Unterschied ist, von der obersten Folie vererben sich Änderungen, von den unteren Folien nicht.

Fehlt Datum, Foliennummer und Fußzeile:

  1. Wechseln Sie in den Folienmaster und wählen dann Folienlayout.
  2. Fehlt das Häkchen bei einem der Platzhalter, dann klicken Sie es an.

PowerPoint-Folienmaster-Footer-einstellen

Datum und Fußzeile Funktionen

PowerPoint bietet verschiedene Möglichkeiten, den Footer zu formatieren. Die Funktionsmaske für den Footer finden Sie hier: Menü unter „Einfüge“ und dann bei „Kopf- und Fußzeile“. Siehe auch Bild unten.

Datum:

Zum einen können Sie das Datum so einstellen, dass es automatisch aktualisiert wird. Dann wird das Datum jedes Mal aktualisiert, wenn die Präsentation geöffnet wird. Die zweite Variante ermöglicht die Festlegung eines festen Datums und erlaubt auch das Einfügen von Buchstaben.

Fußzeilen Text:

Bei der Fußzeile haben Sie die Möglichkeit, sie als Textfeld zu verwenden, das direkt auf der Folie geändert werden kann. Alternativ können Sie auch einen festen Text eingeben, was ebenfalls über das Dialogfenster für ‚Kopf- und Fußzeile‘, wie oben beschrieben, möglich ist.

Das Bild zeigt das Dialogfenster für die Funktionen Datum, Fußzeile und Foliennummer.

Folienmaster-Datum-Funktionen

 


Warum lassen sich Folien im PowerPoint Folienmaster nicht löschen?

Das Problem tritt auf, weil das betreffende Layout im Folienmaster mit einer oder mehreren Folien in Ihrer Präsentation verbunden ist. Wenn ein Layout in Gebrauch ist, schützt Microsoft PowerPoint es vor dem Löschen, um Inkonsistenzen oder Fehler zu vermeiden.

Um das Layout dennoch zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie aus dem Folienmaster-Modus zurück zur normalen Ansicht Ihrer Präsentation.
  2. Finden Sie die Folie oder Folien, die das Layout verwenden, das Sie löschen möchten.
  3. Ändern Sie für diese Folien das Layout, indem Sie ein anderes Layout aus dem Folienmaster auswählen.
  4. Wechseln Sie wieder in den Folienmaster-Modus.
  5. Jetzt sollten Sie das zuvor verwendete Layout ohne Probleme löschen können.

Spracheinstellung im PPT-Folienmaster

Das Arbeiten mit dem Folienmaster und den Spracheinstellungen kann manchmal verwirrend sein. Gerade in Unternehmen mit mehr als einer Sprache führt die Einstellung häufig zu Verwirrung.

Es ist wichtig, zwei Dinge zu unterscheiden:

A) Es ist möglich, jeden Platzhalter mit einem Wörterbuch zu verbinden.
B) Man kann einen Master in einer bevorzugten Sprache erstellen, sodass im Master die gewünschte Sprache verwendet wird.

1. Platzhalter mit einem Wörterbuch verbinden:

  1. Öffnen Sie Ihre Präsentationssoftware und navigieren Sie zum Folienmaster.
  2. Wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus, den Sie bearbeiten möchten.
  3. Für Mac: Wählen Sie unter Extras „Sprache“, dann wählen Sie die Sprache und speichern.
    Achtung: wenn Sie „als Standard festlegen“ wählen, dann gilt die Sprache für alle Folien.

Folienmaster-Sprache-umstellen

Auf dem PC können Sie die Sprache in Office einfach umstellen. Erstellen Sie anschließend den Master, so sind die Beschriftungen der Platzhalter ebenfalls in der bevorzugten Sprache. Beachten Sie jedoch, dass sich Platzhalter im Nachhinein nicht einfach übersetzen lassen. Diese müssen neu erstellt werden.


Fazit

Der Folienmaster in PowerPoint ist in seinen Funktionen einfach zu beherrschen und bildet die Grundlage für effizientes Arbeiten. Jedoch wird er erst dann zu einer wahren Vorlage, wenn er gestalterische Elemente wie Formen und Farben beinhaltet. Erst durch ein ansprechendes Design verwandelt sich der Folienmaster in ein großartiges Werkzeug, mit dem Sie Unterlagen in kürzester Zeit erstellen können.

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