Microsoft PowerPoint Online: Vorteile der kostenlosen Online-Version

Microsoft PowerPoint Online ist die adäquate Antwort auf Google Slides, um Online Präsentationen zu erstellen. Microsoft hat hier eine Plattformunabhängige Variante zu PowerPoint Mac und PC entwickelt. Für Unternehmen ist es sicher auch interessant, besonders in Bezug auf die Teamarbeit. Aber bei der Funktionalität ist Vorsicht geboten, denn Microsoft bietet mit PowerPoint Online eine abgespeckte Version von PowerPoint an. Diese Version hat viele Vorteile, aber auch einige Nachteile, die Sie kennen sollte.

Welche Funktionen hat Microsoft PowerPoint Online und was sie kann, lesen Sie in diesem Artikel.

Ich bin Parissa Kahvand und spezialisiert auf digitales Design im B2B-Präsentationen. PowerPoint und Google Slides sind meine Hauptwerkzeuge. In diesem Artikel beschreibe ich, welche Vorteile die Online-Variante hat und wo Sie unbedingt aufpassen müssen, weil Funktionen fehlen.

Was ist PowerPoint Online?

Im Kern ist PowerPoint Online die cloudbasierte Version der klassischen PowerPoint-Software, die wir alle kennen und lieben. Es ermöglicht Benutzern, Präsentationen direkt über ihren Webbrowser zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen, ohne Software installieren zu müssen.

Während die Desktop-Version von PowerPoint Systemabhängig ist (Windows-PC oder Mac) und eine Installation auf Ihrem Gerät erfordert, ist PowerPoint Online von jedem Gerät mit Internetverbindung aus zugänglich.

Hauptmerkmale der kostenlosen PowerPoint Online-Version:

• Kostenlos in Microsoft Office enthalten. PowerPoint Online login: Hier geht es zu PPT-Online 
• Automatisches Speichern in der OneDrive Cloud
• Reduzierte Funktionalität im Vergleich zur Desktop-Version
• Bearbeiten der Präsentation von jedem System über den Browser möglich
• Mehrere Benutzer können gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten

PowerPoint Online Präsentation erstellen: Was benötigen Sie?

Es ist unkompliziert und erfordert nur einige Grundanforderungen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie über Folgendes verfügen:

• Internetanschluss
• Webbrowser: Chrome, Safari, Bing etc.
• Microsoft-ID
• Ausreichend Speicherplatz auf OneDrive – Microsofts Cloud-Speicherlösung, wo Ihre Präsentationen gesichert werden. Diesen Speicherplatz bekommen Sie gratis mit Ihrer Microsoft-ID.

Ohne Anmeldung bei PowerPoint Online können Sie diesen Service nicht nutzen. Die Anmeldung stellt sicher, dass alle Ihre erstellten Präsentationen auf dem Server gespeichert und bei der nächsten Nutzung wieder abrufbar sind.

Wie können Sie Microsoft PowerPoint Online kostenlos nutzen?

Um PowerPoint Online zu nutzen, erstellen Sie zuerst ein Microsoft-Konto auf der Microsoft-Website, falls Sie noch keines besitzen.

Vorteile von Microsoft PowerPoint Online

Zugänglichkeit von jedem Gerät und System: Egal ob PC oder Mac, Desktop, Tablet oder Smartphone, PowerPoint Online steht Ihnen über den Browser zur Verfügung.

Microsoft PowerPoint Online ist kostenlos: Mit einem einfachen Microsoft-Konto zu nutzen, ist es eine kostengünstige Lösung für Einzelpersonen und kleine Unternehmen. Preise finden Sie hier.

PowerPoint Online Gemeinsam bearbeiten: Während man bei der Desktop-Version die Präsentation hin und her schicken muss, kann man bei der Online-Version direkt zusammenarbeiten. Einfach die Präsentation teilen.

Kompatibilität: PowerPoint Online-Präsentationen können mit der Desktop-Version von PowerPoint geöffnet und bearbeitet werden.

ACHTUNG: So praktisch das gemeinsame Arbeiten auch sein mag, beim Speichern treten immer wieder Fehler auf. Dadurch kann es passieren, dass Dateien am Ende überschrieben oder nicht gespeichert werden. Daher Obacht.

Nachteile von Microsoft PowerPoint Online

Eingeschränkter Offline-Zugriff: Da PowerPoint Online webbasiert ist, kann es offline etwas knifflig sein. Lösung? Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Präsentation herunterladen, wenn Sie mit eingeschränktem Internetzugang rechnen. Dann können Sie auf dem Rechner und der Desktop-Version weiterarbeiten.

Funktionsunterschiede zur Desktop-Version: Auch wenn PowerPoint Online zahlreiche Funktionen bereithält, sind möglicherweise nicht alle Features der Desktop-Version vorhanden. So kann es beispielsweise herausfordernd sein, Änderungen an Masterfolien vorzunehmen, wenn kein Zugriff darauf besteht. Deshalb ist es wichtig, genau darauf zu achten, wo und wie das Design erstellt wird.

Von der Echtzeit-Zusammenarbeit bis zur Zugänglichkeit von jedem Gerät, PowerPoint Online ist wirklich ein Juwel in der digitalen Präsentationswelt. Es ist benutzerfreundlich, kostengünstig und vollgepackt mit Funktionen, die Ihre Präsentationen hervorheben. Bereit, es auszuprobieren? Denken Sie daran, jede großartige Präsentation beginnt mit einer einzelnen Folie.

PowerPoint Online hat weniger Funktionen als die Desktop-Version (Stand 3.2024)

Die Onlineversion ist kostenlos für Mac und PC verfügbar. Damit lässt sie sich sowohl auf dem iPad als auch auf Android-Handys nutzen, was das Arbeiten sehr vereinfacht. Um jedoch wirklich sicher mit Microsoft PowerPoint Online zu arbeiten, sollten Sie die Funktionen gut kennen.

Das erste Mal, als ich PowerPoint Online nutzte, bin ich ganz schön hereingefallen. Ich hatte eine Präsentation vorbereitet, war nur mit meinem iPad unterwegs und hatte die Microsoft PowerPoint-App nicht installiert, weil ich dachte, online reicht schon, falls ich dort etwas verändern will. Nicht so überraschend war die grottige Internetverbindung in der Deutschen Bahn. Das war aber nur ein kleines Problem. Ich bemerkte, als ich die Präsentation nochmal durchging, einen Fehler in der Fußzeile; da war wohl ein doppelter Text im Master drin. Ich war fast am Verzweifeln, weil die Onlineversion keinen Masterzugang hat, zudem die Internetverbindung so langsam war, dass ich zwischen den Ladepausen einen Herzinfarkt nach dem andern hatte. Unter panischem Gefummel gelang es mir Farbflächen draufzulegen, damit man den Fehler nicht sah. Damit Ihnen das nicht passiert, lesen Sie sich durch, was die Onlineversion nicht kann.

Die Onlineversion von PowerPoint konzentriert sich auf grundlegende Funktionen, um die Benutzerfreundlichkeit und die Zugänglichkeit zu gewährleisten. Während sie grundlegende Design- und Animationsfunktionen bietet, sind einige der fortgeschrittenen Tools in der Desktop-Version nicht verfügbar.

Damit Ihre Online-Präsentationen nicht zur Stressfalle wird, habe ich die Funktionen der kostenlosen Microsoft PPT Version genauer betrachtet.

Funktionen, die in Microsoft PowerPoint Online nur eingeschränkt zur Verfügung stehen:

1. Dateiformate und Kompatibilität zwischen Desktop- und Onlineversion

Achten Sie bei Präsentationen, die auf dem Desktop erstellt wurden, auf die Kompatibilität. Nicht vorhandene Funktionen können es schwer machen, Änderungen vorzunehmen. Ansonsten werden Präsentationen sauber dargestellt.

2. Menüpunkt „Einfügen“

• Hier fehlt die Möglichkeiten, Diagramme zu erstellen.
• Die Funktion „Aktion“ kann man auch auf dem Desktop erstellen, dann funktioniert sie trotzdem, jedoch kann man sie nachträglich nicht mehr ändern.
• „Zoomfunktion“ fehlt.
• „Word Art“ fehlt.
• „Bildschirmaufzeichnung“ fehlt.
• „Zoom“ fehlt.
• Videos lassen sich einfügen, aber bearbeiten können Sie das Video nicht.

3. Menüpunkt „Start“: Textformatierung bei PowerPoint Online

Hier gibt es nicht viele Einschränkungen.

• Microsoft PowerPoint Online bietet hier eine Auswahl von Schriften an. Die begrenzt die Möglichkeiten der Textgestaltung.
• In der Onlineversion sind die Möglichkeiten für Aufzählungszeichen eingeschränkt, es stehen einige Symbole für die Aufzählungszeichen zur Auswahl.

4. PowerPoint Online Folienmaster

In der PowerPoint Online ist der Folienmaster nicht verfügbar. Daher können Sie den Folienmaster online nicht bearbeiten. Hier müssen Sie die Datei in der Desktop-Version bearbeiten.

5. Formformate

Die Onlineversion von PowerPoint erlaubt nicht die Erstellung eigener Grafiken; die Formmodi fehlen. Sie können nur die einfachen Formen verwenden und natürlich die Schemata. SVG Grafiken können in der Onlineversion von Microsoft bearbeitet werden.

6. Bilder und Bildformate

Beachten Sie, dass Sie in PowerPoint Online Bilder hochladen müssen. Alle Funktionen für die Bildbearbeitung in der Präsentation stehen Ihnen auch in PowerPoint Online zur Verfügung.
Achtung: SVG Dateien verarbeitet PowerPoint Online nicht.

7. Hintergrund der Folie ändern in Microsoft PowerPoint Online

Hintergrund ändern, funktioniert online durch den Klick der rechten Maustaste auf dem Hintergrund. Dann öffnet sich das erweiterte Menü und Sie können den Hintergrund bearbeiten.

Sie ist auch erreichbar über das Menüband unter „Entwurf“.

8. Bilder und Präsentation komprimieren in PPT-Online

Diese Funktion gibt es in der Onlineversion von PowerPoint nicht. Sie können in der Onlineversion die eingefügten Inhalte nicht komprimieren, das wird von PowerPoint im Hintergrund erledigt.

9. Offline-Bearbeitung der online erstellen Präsentation

Die Onlineversion erfordert eine kontinuierliche Internetverbindung für die Bearbeitung. Sie können nicht offline an Ihren Präsentationen arbeiten und müssen sicherstellen, dass Sie ständig online sind. Sie können die Datei downloaden und mit der Desktop-Version weiterbearbeiten. Dafür muss aber die Software installiert sein.

10. Aufzeichnen mit PowerPoint Online

PowerPoint Online, die Web-Version von PowerPoint, bietet nicht die Möglichkeit, Präsentationen aufzuzeichnen. Diese Funktion ist nur in den Desktop-Versionen von PowerPoint für Microsoft 365 (ältere Versionen auch), verfügbar.

11. Übersetzen von Text in PowerPoint

Ist in PowerPoint Online nicht vorhanden. Nur in der Desktop-Version möglich. Hier könnten Sie einen Add-in einsetzen.

12. Microsoft PowerPoint Online: Animationen als Video exportieren

Die Funktion steht nicht zur Verfügung. In PowerPoint Online sind die Exportoptionen begrenzter.

Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation, die in Microsoft PowerPoint Online erstellt wurde, als Video speichern möchten, müssen Sie möglicherweise die Präsentation zuerst in der Desktop-Version von PowerPoint öffnen und von dort aus als Video exportieren.

Anleitung: PowerPoint Online öffnen

Gehen Sie auf die Office-Online-Website (office.com) und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Wählen Sie in der Office-Online-Oberfläche PowerPoint aus den verfügbaren Anwendungen aus.

Wenn Sie eine spezifische PowerPoint online öffnen möchten, können Sie diese entweder von Ihrem Gerät hochladen oder, falls sie bereits in OneDrive gespeichert ist, direkt von dort öffnen. Nach dem Öffnen der Präsentation können Sie diese in Ihrem Browser ansehen und bei Bedarf bearbeiten.

Wie geht man bei Microsoft PowerPoint Online in den Präsentationsmodus?

Klicken Sie auf den Tab „Bildschirmpräsentation“ in der Menüleiste. Wählen Sie dann „Von Beginn an“ oder „Ab aktueller Folie“ (letzteres startet die Präsentation von der aktuell ausgewählten Folie).

Navigation im Präsentationsmodus:

• Um zur nächsten Folie zu wechseln, können Sie die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur, die Leertaste oder die Mausklicks nutzen.
• Um zu einer bestimmten Folie zu springen, tippen Sie die Foliennummer ein und drücken Sie Enter.
• Um zurück zur vorherigen Folie zu gehen, verwenden Sie die Pfeiltaste nach links oder die Rücktaste.
• Präsentation beenden: Drücken Sie die Taste „Esc“ (Escape) auf Ihrer Tastatur.

Anleitung: Wie erstellen Sie kostenlos eine PowerPoint-Präsentation online?

1. Microsoft-Konto erstellen: Falls Sie noch kein Microsoft-Konto haben, erstellen Sie eines auf der Microsoft-Website. Ein Microsoft-Konto ist erforderlich, um auf PowerPoint Online zugreifen zu können.
2. Zugriff auf PowerPoint Online: Gehen Sie zur Office-Online-Website (office.com) und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Wählen Sie dann PowerPoint aus den verfügbaren Office-Apps aus.

Neue Präsentation online erstellen mit Microsoft PowerPoint Online

1. Neue Präsentation beginnen:

Öffnen Sie PPT und wählen Sie „Neue leere Präsentation“ aus, um eine neue Präsentation zu erstellen, oder durchsuchen Sie die verfügbaren Vorlagen, um mit einer vorgefertigten Designvorlage zu beginnen.

2. Folien hinzufügen und gestalten:

Fügen Sie Folien hinzu, indem Sie auf „Neue Folie“ klicken. Sie können zwischen verschiedenen Layouts wählen. Fügen Sie Text hinzu, indem Sie in die Textfelder klicken und Ihren Inhalt eingeben.

3. Bilder und Grafiken einfügen:

Um Bilder, Grafiken oder Diagramme einzufügen, klicken Sie auf die entsprechenden Optionen im Menüband. Sie können Bilder von Ihrem Computer hochladen oder Online-Bilder suchen.

Präsentation in Powerpoint Online speichern:

Ihre Präsentation wird automatisch in OneDrive gespeichert, dem Cloud-Speicherdienst von Microsoft.
„Speichern unter“ speichert die Präsentation in der Cloud.

5. Präsentation in Powerpoint Online herunterladen:

„Kopie herunterladen“ Mit dieser Funktion können Sie die Präsentation auf Ihrem Rechner oder einem USB-Stick speichern.
„Als PDF herunterladen“ speichert eine PDF-Version der Präsentation auf dem Rechner oder Stick.

Anleitung: Videos in Powerpoint Online Präsentation einfügen

Um ein Video in PowerPoint Online einzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation und wählen Sie die Folie aus, auf der das Video erscheinen soll.
2. In der Menüleiste oben finden Sie den Reiter „Einfügen“. Klicken Sie darauf, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.
3. Im Bereich „Medien“ des Reiters „Einfügen“ finden Sie das Symbol für „Video“, das wie ein TV-Bildschirm aussieht. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein Dropdown-Menü mit Optionen zum Hinzufügen eines Videos.
4. Video auswählen und einfügen:
   • Für ein Online-Video: Es erscheint ein Dialogfeld, in das Sie die URL des Online-Videos eingeben und dann auf „Einfügen“ klicken können.
   • Für ein Video auf Ihrem PC: Ein Datei-Explorer-Fenster öffnet sich, über das Sie eine Videodatei auf Ihrem Computer auswählen und einfügen können.
   • Archive: Wählen Sie ein Video aus den Vorlagen. Das sind Vorlagen, die Microsoft für Sie bereitstellt.
5. Video anpassen und vorab anzeigen: Das kann PowerPoint Online nicht.

Anleitung: Präsentation teilen

PowerPoint ermöglicht das Speichern von Online-Präsentationen in der Cloud. Wenn Sie die Präsentation auf dem Desktop erstellt haben, speichern Sie diese in der OneDrive Cloud. Mit einem Klick auf die Präsentation öffnet sie sich online.

Achtung: Denken Sie daran, wenn Ihre Originaldatei online verfügbar ist und andere darauf zugreifen und sie bearbeiten dürfen, wird dies auch geschehen.

Rechts oben befindet sich der rote „Teilen“-Button.

Sie können eine Folie teilen.

Sie können die ganze Präsentation teilen: „Jeder“ oder „Eine bestimmte Person“.

Wählen Sie „Jeder“: Sie müssen folgendes einstellen: Soll er die Datei bearbeiten können (Vorsicht beim Bearbeiten) oder sie nur ansehen? Das können Sie festlegen: Bis wann ist die Datei verfügbar und welches Kennwort wird benötigt.

Wählen Sie „Eine bestimmte Person“: Dann geben Sie die E-Mail-Adresse ein.

Das funktioniert auch direkt auf dem Desktop mit der OneDrive-App für Mac und PC. Hier müssen Sie beim Synchronisieren vorsichtig sein, denn es überschreibt immer die ältere Datei.

Unter dem Punkt „Zugriff verwalten“ können Sie Zugriffe wieder löschen.

Coole Add-in für Microsoft PowerPoint Online

manchmal findet man unter den vielen Angeboten auch wirklich nützliche Add-ins. Hier möchte ich Ihnen einige vorstellen.

Pixton Comic Characters

Pixton Comic Character bietet zahlreiche Funktionen zur Erstellung und Anpassung von Charakteren in Comics. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:

Erstellung individueller Charaktere: Benutzer können individuelle Charaktere erstellen, indem sie Körpergröße, -form, Proportionen, Gesichtszüge und Mimik anpassen. Nach der Anpassung können die Charaktere für die zukünftige Verwendung in neuen Comics gespeichert werden.

Charaktere in Szenen positionieren: Benutzer können die Größe der Charaktere im Verhältnis zur Szene anpassen, Charaktere horizontal spiegeln, sie hinter oder vor bestimmten Requisiten bewegen und benutzerdefinierte Positionen oder Ausdrücke für die zukünftige Verwendung speichern.

Diese Funktionen ermöglichen es den Benutzern, Charaktere zu erstellen, anzupassen und in ihre Comics zu integrieren und bieten eine Vielzahl von kreativen Optionen für Storytelling und visuelle Darstellung.

Ghostwriter

Der Ghostwriter ist ziemlich gut, und wer mit ChatGPT Erfahrung hat, wird sich schnell zurechtfinden. Allerdings stoße ich oft auf das Problem, dass die Spracheinstellungen nicht richtig funktionieren. Wie man am Beispiel sieht, gebe ich Deutsch ein und erhalte Antworten auf Englisch.

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