Wie erstelle ich eine PowerPoint-Präsentation? Schritt für Schritt.

PowerPoint Präsentationen erstellen leicht gemacht! In meiner Schritt-für-Schritt-Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie beeindruckende PPTs gestalten können. Ob Sie Anfänger sind oder Ihre Fähigkeiten verbessern möchten – mit meinen Tipps und Tricks wird Ihr nächster Vortrag ein voller Erfolg!

1. PowerPoint-Präsentation erstellen: So legen Sie Ihre Präsentation an

Schritt 1: PowerPoint starten und eine neue erstellen

Leere Präsentation: Wählen Sie diese Option, um eine neue Präsentation von Grund auf neu zu konzipieren.

Präsentationsvorlagen verwenden: Sie können auch eine der vielen vorgefertigten Vorlagen verwenden, die PowerPoint anbietet. Klicken Sie auf eine Präsentationsvorlage, um eine Vorschau anzuzeigen, und wählen Sie dann „Erstellen“.

Schritt 2: Folien hinzufügen und anpassen

• Folie duplizieren: Wiederholen Sie bestehende Layouts durch Rechtsklick und Folie duplizieren.
• Benutzerdefinierte Folienvarianten gestalten: Nutzen Sie den Folienmaster, um wiederkehrende Foliendesigns und Strukturen effizient umzusetzen.

Folienlayout in PowerPoint

Schritt 3: Design und Layout individualisieren

• Folienmaster nutzen: Wechseln Sie in den Folienmaster-Modus, um das Layout anzupassen. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Folienmaster“. Dadurch gelangen Sie in den Folienmaster-Modus, wo Sie die Master-Folien bearbeiten können.
• Schriftarten und Farben festlegen: Verwenden Sie CI-konforme Farben und gut lesbare Schriftarten.

Folienmaster-PPT

Mehr über Einstellungen im Folienmaster können Sie hier erfahren.

Schritt 4: Präsentation speichern

Regelmäßig speichern: Nutzen Sie „Datei > Speichern unter“ und legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an.

2. So gestalten Sie Ihre Folien klar und verständlich

Wenn Sie eine Präsentation erstellen, sollte die Gestaltung Ihre Inhalte stützen und nicht ausbremsen. Viele Folien wirken nicht wegen des Themas schwer, sondern weil sie zu voll sind, immer gleich aufgebaut werden oder mit schwachen Bildern arbeiten.

Layouts im gleichen Design variieren

Ein einheitliches Design heißt nicht, dass jede Folie gleich aussehen muss. Wenn Sie zehn Folien haben, sollte sich das Layout unterscheiden. Arbeiten Sie mit verschiedenen Rastern, variieren Sie die Flächen und setzen Sie die Überschrift nicht starr immer oben ein. So bleibt die Präsentation lebendig und wirkt trotzdem wie aus einem Guss.

Weißraum bringt Leichtigkeit

Freie Flächen machen Folien angenehmer. Weißraum bringt Leichtigkeit und motiviert eher zum Hinsehen. Volle Flächen wirken dagegen schnell schwer, zu viel und auf den ersten Blick unangenehm. Wenn Sie eine Präsentation erstellen, sollten Sie deshalb nicht jede Fläche füllen.

Texte auf Folien stark kürzen

Nehmen Sie alles Erklärende aus der Folie heraus, was Sie ohnehin sagen. Sonst fangen die Leute an zu lesen und sind mit den Gedanken nicht bei Ihnen. Der lesbare Text auf der Folie kann eine weitere Botschaft zu dem Gesagten sein, aber nicht Ihr gesprochener Vortrag in Schriftform.

Bilder und Grafiken nur mit klarer Funktion einsetzen

Verwenden Sie Bilder und Grafiken nur dann, wenn sie inhaltlich wirklich etwas beitragen. Achten Sie dabei auf hohe Qualität. Schlechte oder beliebige Visuals schwächen die Folie sofort und machen die Präsentation unruhig.

3. Starke Überschriften und Texte formulieren

Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellen, sollten Überschriften nicht nur Themen benennen. Sie sollten die Aussage der Folie vorwegnehmen. Viele Folien verlieren an Wirkung, weil dort nur Kategorien wie „Strategie“, „Vorteile“ oder „Produktübersicht“ stehen. Solche Überschriften ordnen zwar ein Thema ein, sagen aber noch nichts aus.

• Formulieren Sie Überschriften als klare Aussage: Der Betrachter sollte auf einen Blick verstehen, worauf die Folie hinauswill.
• Setzen Sie auf kurze, lesbare Texte: Auf die Folie gehört nur, was man schnell erfassen soll. Alles Erklärende sagen Sie selbst.
• Schreiben Sie konkret statt allgemein: Unklare Formulierungen wirken austauschbar. Besser sind Aussagen mit Richtung und Nutzen.
• Nutzen Sie Text als Ergänzung zum Gesagten: Der lesbare Text auf der Folie kann eine weitere Botschaft tragen, aber nicht Ihren ganzen Vortrag ersetzen.

Wenn Sie Texte für Ihre Präsentation formulieren, lohnt sich ein genauer Blick auf klare Sprache, kurze Sätze und stärkere Aussagen. Mehr dazu lesen Sie hier: Texte in Präsentationen.

4. Präsentation einfach speichern und exportieren

Speichern Sie Ihre Präsentation oder Vorlagen als PDF, um die Formatierung zu bewahren und die Datei universell nutzbar zu machen:

• Datei > Speichern unter > PDF wählen
• Optionen anpassen: Hohe Qualität oder kleinere Dateigröße wählen.
• Hyperlinks & Inhalte prüfen: Links bleiben erhalten, Animationen und Videos nicht.

5. Wirkungsvolle Präsentationen gestalten: Proben und Optimieren

Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellen, sollten Sie nicht nach der letzten Folie aufhören. Erst beim Proben merken Sie, ob die Reihenfolge trägt, ob Übergänge funktionieren und ob einzelne Folien zu viel oder zu wenig zeigen. Eine Präsentation wirkt oft nicht wegen des Designs schwach, sondern weil sie vorher nicht sauber getestet wurde.

• Prüfen Sie die Präsentation einmal komplett am Stück: So sehen Sie schneller, ob der Ablauf logisch ist oder ob eine Folie aus dem Takt fällt.
• Achten Sie auf Ihre Redezeit: Wenn Sie beim Üben zu lange brauchen, ist das oft ein Zeichen dafür, dass Folien zu voll sind oder die Reihenfolge noch nicht straff genug ist.
• Kontrollieren Sie jede Folie auf Fehler: Prüfen Sie Texte, Zahlen, Bilder, Ausrichtung und Übergänge. Kleine Fehler schwächen schnell den gesamten Eindruck.
• Sprechen Sie die Präsentation einmal laut durch: Erst dabei merken Sie, ob Formulierungen holpern, ob Übergänge fehlen oder ob eine Folie Ihre Aussage nicht sauber unterstützt.

Wenn Sie Ihre Vorbereitung einer Präsentation ernst nehmen, fallen Ihnen solche Schwachstellen früher auf. Genau das macht den Unterschied zwischen einer fertigen Datei und einer Präsentation, die im Vortrag wirklich funktioniert.

6. Warum ein Skript helfen kann

Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellen, reicht es nicht, nur die Folien zu bauen. Sie sollten auch vorher festlegen, was Sie zu jeder Folie sagen wollen. Ein Skript hilft Ihnen dabei, Übergänge sauber vorzubereiten, wichtige Formulierungen nicht zu vergessen und die Präsentation im Kopf einmal komplett durchzuspielen. Auf meiner Seite zu Skripten geht es genau darum: Ein gutes Skript ist nicht einfach eine lose Sammlung von Stichpunkten, sondern eine sprachliche Vorbereitung für den echten Vortrag.

• Sie halten den roten Faden auch bei Folienwechseln.
• Sie merken früher, welche Inhalte wirklich auf die Folie gehören und was Sie besser mündlich erklären.
• Sie können Rückfragen, Einwände oder Gesprächsmomente schon vorab mitdenken.
• Sie wirken im Vortrag sicherer, weil Formulierungen vorbereitet sind.

Gerade beim Erstellen einer Präsentation ist das wichtig, weil die Folie nicht Ihren ganzen Vortrag tragen soll. Wenn Sie Ihre Sätze vorher durchdenken, können die Folien knapper bleiben und müssen nicht mit Erklärtext vollgeschrieben werden. Wie Sie ein Skript Schritt für Schritt aufbauen, lesen Sie ausführlich hier: Skript für Präsentationen.

7. Diese Fehler sollten Sie bei der Präsentationserstellung vermeiden

Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellen, entstehen die meisten Probleme nicht erst am Ende, sondern schon beim Aufbau. Oft sehen Folien ordentlich aus, überzeugen aber trotzdem nicht, weil Gestaltung, Reihenfolge und Aussage nicht sauber zusammenarbeiten.

• Unpassende Gestaltung: Viele Folien wirken selbstgebaut, weil das Design nicht zur Zielgruppe passt, Layouts sich zu wenig unterscheiden oder die Sorgfalt fehlt. Achten Sie deshalb auf ein stimmiges PowerPoint-Design, das professionell wirkt und nicht nur Fläche füllt.
• Chaotische Gliederung: Eine Präsentation verliert schnell an Wirkung, wenn Folien nur Informationen auflisten, statt eine klare Abfolge zu entwickeln. Legen Sie deshalb zuerst die Gliederung Ihrer Präsentation fest, bevor Sie Folien ausarbeiten.
• Zu viel Text und zu wenig Aussage: Lange Textblöcke, schwache Überschriften und ein unklares Nutzenversprechen machen Folien anstrengend. Kürzen Sie deshalb alles, was Sie auch sagen können, und prüfen Sie genauer, wie viel Text auf eine Folie gehört.

Wenn Sie diese drei Punkte vermeiden, wird Ihre Präsentation klarer, ruhiger und verständlicher.

So gestalten Sie Ihre Folien übersichtlich und verständlich

Design transportiert nicht nur Inhalte, sondern beeinflusst die Wahrnehmung von Präsentationen oder Vorlagen. Es kommt also wirklich auf die Erstellung von ansprechender Gestaltung an.

• Farben gezielt wählen: Jede Farbe hat eine Wirkung – Rot signalisiert Dringlichkeit, Blau vermittelt Seriosität. Im Business gilt, die Farben für das Corporate Design so zu wählen, dass es Bestand hat und zur Branche passt.
• Struktur mit Weißraum: Überladene Folien lenken ab. Lassen Sie gezielt Freiräume, um Inhalte hervorzuheben.
• Hochwertige Fotos und Grafiken verwenden: Unscharfe oder verpixelte Fotos schmälern die Wirkung. Fachkundige Grafiken und Icons sorgen für einen hochwertigen Eindruck.
• Konsistentes Layout beibehalten: Eine durchgängige Gestaltung schafft Ordnung und Klarheit.
• Weniger ist mehr: Beschränken Sie sich pro Folie auf maximal drei bis fünf Stichpunkte. Zu viel Text mindert die Wirkung.

Medieneinsatz: Arbeiten Sie mit Videos, Sound und Grafiken.

Was bedeutet das eigentlich?
Alle Teile eines Designs, wie Farben und Formen, sind Informationen. Farben ordnen Ihre Präsentation in eine Assoziationskette ein. Diese Kette kann beim Interessenten bestimmte Assoziationen auslösen, die auf seinen bisherigen Erfahrungen basieren. Einfach gesagt: Die meisten Menschen haben bestimmte Farben und Formen verinnerlicht. Zum Beispiel kennen wir alle die Farbe Knallrot, die häufig von der Feuerwehr verwendet wird und ein Signal für Alarm ist. Verwenden Sie diese Farbe in Ihrer Präsentation, dann bringt sie diese Information automatisch mit.

Wahl des richtigen Layouts

Die Wahl des richtigen Präsentationsdesigns ist entscheidend für den ersten Eindruck und die Gesamtwirkung Ihrer Unterlagen. Eine gut durchdachte Gestaltung trägt dazu bei, Ihre Botschaft klar zu vermitteln.

Datenfolien und Varianten der Darstellung

Layout verbessern, so gelingt es:

• Eine klare und strukturierte Gestaltung sorgt dafür, dass Ihre Inhalte gut organisiert und leicht verständlich sind. Verwenden Sie eine anpassbare Vorlage, damit schonen Sie Ihre Nerven.
• Achten Sie auf eine einheitliche Anordnung von Text und Images auf den Folien. Dies schafft eine visuelle Kontinuität und erleichtert dem Publikum das Folgen.

Weißraum:

• Machen Sie von Weißraum (leeren Flächen) Gebrauch, um Ihre Folien nicht zu überladen und die Lesbarkeit zu erhöhen. Weißraum hilft dabei, den Fokus auf die wichtigsten Bestandteile zu lenken und eine übersichtliche Folie zu gestalten.
• Vermeiden Sie es, jede Folie mit zu vielen Informationen zu füllen. Stattdessen sollten Sie die wichtigsten Punkte hervorheben und ausreichend Weißraum lassen.

Mehr über Layoutgestaltung erfahren Sie hier

Die richtigen Farben auswählen ist nicht einfach

Die Wahl der Farben spielt eine wichtige Rolle bei der Gestaltung. Farben beeinflussen die Stimmung und Wahrnehmung Ihrer Inhalte erheblich. Farben sind nicht nur Designelemente, sondern auch Informationsmittel. Sie können Emotionen wecken und die Stimmung Ihrer Präsentation oder Templates beeinflussen. Wählen Sie Farben, die die gewünschte Stimmung und Botschaft unterstützen.

Die richtige Farbauswahl: Beginnen Sie mit der Auswahl einer Grundfarbe, die zu Ihrem Thema und Ihrer Marke passt. Ergänzen Sie diese mit zwei bis drei Akzentfarben.

• Verwenden Sie Farbharmonien, wie z. B. komplementäre oder analoge Farbschemata, um eine harmonische und ansprechende Farbpalette zu entwicklen. Tools wie Adobe Color oder die Farbkreislehre können dabei helfen.
• Vermeiden Sie es, Ihre Lieblingsfarbe unüberlegt einzusetzen, da diese möglicherweise nicht zur Botschaft oder zum Thema passt. Die richtigen Farben sind entscheidend, um die gewünschte Wirkung zu erzielen und die Aufmerksamkeit des Publikums zu lenken.

Mehr über Farben erfahren Sie hier.

Text- und Schriftwahl für stimmiges Look & Feel

Der Text sollte nicht in ganzen Sätzen, sondern als Stichpunkte gestaltet sein. Die Erklärungen dazu geben Sie live beim Präsentieren.

Die Schriftgröße und -art sind designabhängig und sollten sorgfältig ausgewählt werden.

Schriftart wählen:

• Wählen Sie klare und gut lesbare Schriftarten. Im digitalen Bereich sind serifenlose Schriften wie Arial, Calibri oder Verdana empfehlenswert.
• Verwenden Sie Systemschriften, wenn Sie nicht sicherstellen können, dass alle, die an der Präsentation arbeiten, die Schriftart korrekt eingebettet haben.
• Vermeiden Sie dekorative oder schwer lesbare Fonts.
• Verwenden Sie maximal zwei bis drei verschiedene Schriften, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu gewährleisten.

• Textformatierung gezielt einsetzen: setzen Sie eine klare Hierarchie bei Überschriften ein, Fließtexten und Hervorhebungen. Verwenden Sie für jedes Format immer die gleiche Größe und Schriftart. Formatieren Sie bei Bedarf mit Auszeichnungen sehr sparsam.
• Schriftarten gezielt wählen: Setzen Sie maximal zwei verschiedene Schriftarten ein – eine für Überschriften (serifenlos für moderne Optik oder mit Serifen für klassische Gestaltung) und eine gut lesbare Schrift für den Fließtext.
• Zeilenabstände und Absätze berücksichtigen: Eine angemessene Zeilenhöhe (1,2 bis 1,5) sorgt für bessere Lesbarkeit. Nutzen Sie Absätze und Bulletpoints, um Inhalte sinnvoll zu strukturieren.

Beispiele zu Aufzählungen finden Sie hier.

Erfahren Sie hier, wie Sie die Symbole von Aufzählungen ändern.

PowerPoint Schriftart und -größe einstellen

Für mehr Emotionen: Bild, Grafik, Sound und Videos

Fotos, Grafikelemente, Illustrationen, Sound und Videos können Ihre Präsentation visuell ansprechender und verständlicher machen.

Bilder und Grafiken: Verwenden Sie hochwertige Fotos, um Inhalte zu stärken. Auch hier gilt im Business, legen Sie Wert auf Fotos, die nicht 1000-mal von der Konkurrenz verwendet wurden. Kaufen Sie Ihr Bildmaterial in einem seriösen Archiv ein.

Wie Sie Fotos in PowerPoint bearbeiten, erfahren Sie hier.

Anleitung, Diagramme und SmartArt-Grafiken: Komplexe Daten lassen sich so leichter vermitteln.

• Gehen Sie zum Menü „Einfügen“ und wählen Sie „Diagramm“ oder „SmartArt“.
• Wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp oder die gewünschte SmartArt-Grafik und fügen Sie Ihre Daten ein.
• Setzen Sie Diagramme und Abbildungen ein, um komplexe Daten und Zusammenhänge visuell darzustellen und das Verständnis zu erleichtern.

Anleitung: Videos integrieren

• Gehen Sie zum Menü „Einfügen“ und klicken Sie auf „Video“.
• Wählen Sie „Video auf meinem PC“ oder „Online-Video“ aus, um ein Video von Ihrem Computer oder aus dem Internet einzufügen.
• Achten Sie darauf, dass das Video relevant ist und die Botschaft unterstützt. Passen Sie die Wiedergabeoptionen an, um das Video nahtlos zu integrieren.

Sound und Sprache: Verwenden Sie gesprochene Erläuterungen oder Hintergrundmusik, um die Templates lebendiger zu gestalten.

Tabellen und Diagramme

Zahlen sind in Präsentationen sehr wirkungsvoll. Nutzen Sie prägnante Kennzahlen, um Ihre Botschaft zu visualisieren. Sie können Excel-Dateien direkt einbinden oder Tabellen aus Excel exportieren. Achten Sie darauf, diese stets verständlich darzustellen.