Dieser Artikel verrät Ihnen, wie Sie bei der Planung und Gestaltung einer Online-Präsentation für Teams und Zoom idealerweise vorgehen, damit das Meeting im Home-Office zum vollen Erfolg wird. Die verkleinerte Fläche bei Bildschirmpräsentationen ist Herausfordernd, nicht nur, weil der Raum begrenzt wird, sondern auch weil Ihre Bühne kleiner wird.
Die Corona-Pandemie hat sowohl unseren Arbeitsalltag als auch die Art und Weise der sozialen Interaktionen stark verändert. An die Stelle der klassischen, großflächigen Beamer-Präsentation im Meeting-Raum sind improvisierte Bildschirmpräsentationen im Rahmen von Videokonferenzen mit Teams oder Zoom getreten. Diese Gegebenheiten stellen selbstverständlich auch neue Herausforderungen an Foliengröße, Format, Struktur, Layout und Inhalt der Online-Präsentation.
Per Bildschirmübertragung können Online-Präsentationen während Videokonferenzen mit allen Teilnehmern geteilt werden. Ein Aspekt, der einen besonders großen Einfluss auf die Gestaltung der Folien hat, ist die in den meisten Fällen kleine Bildschirmgröße. Eine Präsentation, die für eine großzügige Leinwand optimiert wurde, kann ihre Wirkung auf einem kleinen Laptop-Bildschirm nicht vollständig entfalten. Technische Probleme wie eine schlechte Netzverbindung sowie Ablenkung im Home-Office sorgen zudem dafür, dass die Konzentration schwindet und die Adressaten schnell aus der Thematik aussteigen. Eine Präsentation mit spannendem Design kann hierbei Abhilfe schaffen und die Betrachter neugierig auf Ihre Inhalte machen. Bei Bildschirmpräsentationen muss umgedacht werden.
Zusätzlich ist Ihre Bühne bei Bildschirmpräsentationen so klein, dass Sie nicht mehr mit Körpersprache punkten können. Auch das muss Ihre Online-Präsentation für Zoom und Teams durch geschickten Einsatz von Design und Inhalt ausgleichen.
Bei einer Online-Präsentation für Teams und Zoom, ist der Raum für die Folien und für Ihre Bühne sehr begrenzt. In der Regel stehen den Teilnehmern einer Videokonferenz auf Zoom oder Teams nur kleine Bildschirmflächen zur Verfügung, in manchen Fällen werden sogar nur Smartphones oder Tablets genutzt. Damit die Message Ihrer Online-Präsentation dadurch nicht verloren geht, muss die begrenzte Bildschirmgröße bei der Erstellung der einzelnen Folien berücksichtigt werden. Ein Folienformat von 16:9 passt besser als 4:3.
Grundsätzlich gilt hierbei das altbekannte Credo „weniger ist mehr“, schließlich sollten die wesentlichen Informationen für das Publikum auf den ersten Blick erkennbar sein. Eine reine Lesepräsentation mit zu kleiner Schriftgröße erweist sich daher als suboptimal, vielmehr sollten Sie sich auf wenige zentrale Schlagworte sowie aussagekräftige Bilder und animierende Illustrationen beschränken. Diese reduzierte Art der Präsentationsgestaltung kann Ihnen möglicherweise auch selbst dabei helfen, die Essenz Ihrer Aussage scharfzustellen und verschiedene Aspekte richtig zu gewichten. Achten Sie bei Bildschirmpräsentationen auf die Gesamtgröße Ihrer Präsentationen und komprimieren Sie es bei Bedarf.
Aufgrund der geringen Aufmerksamkeitsspanne sollten Sie in Ihrer Präsentation außerdem für die nötige Abwechslung sorgen, ohne dass das Gesamtlayout unrund oder unprofessionell wirkt. Bewusste Hervorhebungen, eingängige Farbschemata, Mind Maps und Handzeichnungen bringen genau die Art der Auflockerung, die den reinen Informationsaspekt passend ergänzt.
Der Versuch, alle der erarbeiteten Inhalte in die Online-Präsentation für Teams und Zoom zu integrieren, ist in beinahe allen Fällen zum Scheitern verurteilt. Um Ihrem Publikum dennoch einen umfassenden Einblick in die Präsentationsinhalte zu gewähren, sollten Sie neben der Präsentation auch ein textbasiertes Handout im PDF-Format anfertigen. Dieses enthält alle Informationen aus der Präsentation noch einmal in übersichtlicher und strukturierter Form und ermöglicht auch eine höhere Detailtiefe als die Präsentationsfolien.
Das zuvor erstellte Handout kann während der Teams-Konferenz per Drag-and-Drop an alle Teilnehmer gesendet werden. Auf diese Weise kann das Projekt direkt fortgesetzt werden – ganz ohne Verzögerung durch den E-Mail-Verkehr.
In beiden Programmen ist eine Präsentation einfach zu bewerkstelligen.
Präsentation in Teams öffnen:
- Zum Testen, klicken Sie links in der Leiste auf „Besprechung“ und starten Sie über „Jetzt besprechen“ eine neue Besprechung.
- Prüfen Sie zunächst Ton, Kamera und Licht. Klicken Sie auf „jetzt teilnehmen“, um die Besprechung zu öffnen.
- Öffnen Sie Ihre Präsentation und klicken Sie oben in der Leiste auf das Symbol, Viereck mit Pfeil nach oben, für „Inhalte freigeben“.
- Im Fenster können Sie nun die Präsentation wählen.
Präsentation in Zoom öffnen:
- Zum Testen, klicken Sie auf Meeting mit Video starten.
- Wählen Sie Audio
- Öffnen Sie Ihre Präsentation und klicken Sie untern auf das Symbol, Viereck mit Pfeil nach oben, für „Bildschirm freigeben“.
- Nun wählen Sie Ihre Präsentation
Wer trotz der aktuellen Rahmenbedingungen bei Online-Präsentationen mit Zoom oder Teams überzeugen möchte, muss die ein oder andere Herausforderung meistern. Eine kluge Präsentationsgestaltung kann viele dieser Schwierigkeiten jedoch überwinden und den Weg zu einem erfolgreichen Online-Vortrag ebnen. Nehmen Sie sich die Zeit und machen Sie sich intensiv Gedanken über die Bildschirmpräsentation, wie Sie Ihre Inhalte auf spannende und vor allem einfache Weise in einem Präsentationslayout visualisieren können.
