PowerPoint: Vom Zeitfresser zur Folienbibliothek

Die Verwendung von PowerPoint gilt heute als Standard für alle Arten von Präsentationen. Damit bei der Präsentation auch alles wie gewünscht verläuft, verbringen Mitarbeiter in deutschen Büros durchschnittlich eine Stunde damit, PowerPoint Präsentationen zu erstellen. Dies ist ein zentrales Ergebnis der großen PowerPoint Studie der GfK, die den Fragen nachging: “Was uns wirklich die Zeit raubt und was wir dagegen tun können!”

"Wie wir beim Arbeiten mit PowerPoint wertvolle Zeit vergeuden"

Von 1.000 Office-Nutzern in deutschen Unternehmen, die an der repräsentativen PowerPoint Studie teilgenommen haben, nutzen 68 Prozent PowerPoint. Im Monatsschnitt beschäftigt sie das Programm 20 Stunden. Acht Stunden davon verbringen die Office-Nutzer damit, die Präsentationen zu formatieren. Denn eine PowerPoint Präsentation gilt bei vielen Mitarbeitern als Visitenkarte, mit welcher man glänzen will, so eine Erklärung für den hohen Anteil (40 Prozent) an Formatierungsarbeit in der PowerPoint Studie. Die größten Zeitfresser laut PowerPoint Studie sind jedoch viele Kleinigkeiten.

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Die Devise: Zeit einsparen

Zwar müssen laut PowerPoint Studie die meisten Präsentationen nicht komplett neu gestaltet werden, da sie auf bereits vorhandenen basieren (78 Prozent). Aber auch bei diesem Rückgriff geht, so die PowerPoint Studie, viel Zeit verloren, da einzelne Folien inhaltlich überarbeitet und dem jeweiligen Design angepasst werden müssen. Bei der Formatierung wird also viel Zeit in wiederkehrende Abläufe gesteckt, die sich in PowerPoint automatisieren lassen. Die Autoren der großen PowerPoint Studie sehen hier das Optimierungspotential bei 34 Prozent. Umgerechnet in Arbeitsstunden sind das bis zu 7 Stunden (auf der Basis von 20 Stunden pro Monat) pro Mitarbeiter im Monat. Wie kann Zeit gespart werden? Als Beispiel nennen die Autoren der PowerPoint Studie eine Folienbibliothek, die allen Mitarbeitern zur Verfügung steht und auf Aktualisierungen hinweist.

Markenkommunikation in PowerPoint

Auch wenn es vielen nicht bewusst ist, eine PowerPoint Präsentation dient nicht nur der Informationsvermittlung, sondern auch der Markenkommunikation. Deshalb sollten PowerPoint Präsentationen auch CD-konform sein. Vielleicht darf bei interner Verwendung ein bisschen geschummelt werden, aber nach außen soll das Corporate Design in jedem Fall stimmen. Dies ist eine nicht gerade seltene Überlegung, die die Ergebnisse der großen PowerPoint Studie jedoch nicht bestätigt. Da nur 30 Prozent der internen Präsentationen Corporate Design-konform sind, kann hier nicht von “ein bisschen schummeln” die Rede sein. Noch schlechter schneiden in der PowerPoint Studie die Präsentationen für den Außendienst ab, denn hier sind nur 25 von 100 externen Präsentationen im korrekten Corporate Design. Die Autoren der PowerPoint Studie interpretieren diesen geringen Anteil folgendermaßen: Wer es gewohnt ist, intern nicht korrekt zu arbeiten, dem fällt es auch schwer, korrekt zu arbeiten, wenn es darauf ankommt. Daher ist für eine professionelle Markenkommunikation notwendig, dass in jedem Fall auf das Corporate Design geachtet wird, unabhängig davon, ob die Präsentation “intern” oder “extern” ist.

Lösungen aus dem Dilemma

Eine Lösung aus dem PowerPoint Dilemma wäre die gezielte Schulung der Mitarbeiter, damit die Arbeit effizienter voranschreitet, denn 40 Prozent der Befragten besitzen laut PowerPoint Studie nach Selbsteinschätzung nur Grundkenntnisse. Und Trainings sind eher selten. So wurde über die Hälfte der Mitarbeiter kaum oder nur ansatzweise geschult (54 Prozent nach der PowerPoint Studie). Da aber eine PowerPoint Schulung aller Mitarbeiter zu hohe Kosten verursachen würde, muss nach einer anderen Lösung gesucht werden, bei welcher wiederum einer der Hauptgründe des Zeitfressens ins Spiel kommt, nämlich die wiederkehrenden Formatierungsaufgaben. Denn dieses Drittel der Zeit, die mit PowerPoint verbracht wird, lässt sich mit einer Software-Automatisierung leicht einsparen. So können passende PowerPoint-Erweiterungen und -Add-ins typische Formatierungsaufgaben auf Knopfdruck erledigen. Trotzdem sollte auf Trainings nicht verzichtet werden, denn die gezielte Schulung der Mitarbeiter gehört zu einem ganzheitlichen Optimierungsansatz, so die Autoren der PowerPoint Studie.

Mehr Zeit für das Wesentliche haben

Eine gut durchdachte Foliensatz hilft die Zeitfresser in Griff zu bekommen. Damit sind Folien, Bilder und Präsentationen zentral an einem Ort gespeichert. Außerdem sorgt ein intelligentes Update dafür, dass die Folien stets aktuell sind. Damit gehören nicht CD-konforme Präsentationen der Vergangenheit an. Den optimalen Masterfoliensatz können Sie sich bei rauschsinnig entwerfen lassen, damit beim Erstellen von neuen Folien zukünftig alles reibungslos läuft.

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