Die 6 wichtigsten Microsoft PowerPoint Funktionen, die Sie kennen sollten, um professionelle Präsentationen zu erstellen

PPT ist ein vielseitiges und leistungsstarkes Werkzeug, das Ihre Präsentationen auf die nächste Stufe heben kann. Egal, ob Sie Student, Geschäftsmann oder Redner sind – wenn Sie wissen, wie man diese Software effektiv einsetzt, kann das den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Ihr Publikum zu fesseln und Ihre Botschaft zu vermitteln.

Bei der Vielzahl der verfügbaren Funktionen und Optionen kann es jedoch schwierig sein, den richtigen Einstieg zu finden. Deshalb habe ich eine Liste mit den 5 wichtigsten PowerPoint-Funktionen zusammengestellt, die Sie kennen müssen, um professionelle Präsentationen zu erstellen.

Von der Gestaltung auffälliger Folien bis hin zur Verwendung von Animationen und Übergängen, um Ihr Publikum bei der Stange zu halten – wenn Sie diese grundlegenden Funktionen beherrschen, können Sie Präsentationen erstellen, die sowohl informativ als auch visuell ansprechend sind.

Also, lassen Sie uns eintauchen und herausfinden, wie Sie Ihre PowerPoint-Fähigkeiten auf die nächste Stufe bringen können.

Einführung in Microsoft Office 365 PowerPoint (PPT): Was kann man mit PowerPoint machen?

Microsoft-PPT ist seit langem ein unverzichtbares Tool für die Erstellung von Präsentationen. Die Software ist Teil des Microsoft Office-Pakets und bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, beeindruckende Präsentationen zu erstellen. Obwohl es viele andere Programme gibt, mit denen Sie Präsentationen erstellen können, hat PowerPoint eine breite Akzeptanz und wird von den meisten Unternehmen und Organisationen genutzt. PowerPoint gibt es für Windows und Mac, und zusätzlich gibt es eine Online-Version (die mobile Version).

Wenn Sie PowerPoint zum ersten Mal öffnen, sehen Sie eine leere Folie, auf der Sie Ihre Präsentation erstellen können.

PowerPoint bietet eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie verwenden können, um den Entwurf Ihrer Präsentation zu vereinfachen. Diese Vorlagen sind einfach zu bearbeiten und können an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden.

PowerPoint bietet auch eine Vielzahl von Designoptionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Präsentation individuell anzupassen.

Mit PowerPoint können Sie eine Vielzahl von kreativen und praktischen Aufgaben umsetzen.

Hier sind einige Dinge, die Sie mit PowerPoint machen können:

1. Präsentationen erstellen: PowerPoint ist ideal für Geschäftspräsentationen, Vorträge und Schulungen, um Inhalte visuell darzustellen.
2. Animationen und Übergänge: PowerPoint bietet umfangreiche Animationen und Übergangseffekte, um Ihre Präsentation dynamischer und ansprechender zu gestalten.
3. Infografiken und Diagramme: Mit den integrierten Tools können Sie Diagramme, Tabellen und visuelle Datenmodelle erstellen, um komplexe Informationen klar darzustellen.
4. Interaktive Präsentationen: Sie können Links, Schaltflächen und interaktive Elemente hinzufügen, um ein interaktives Erlebnis zu schaffen – perfekt für Schulungen oder E-Learning.
5. Storytelling und visuelle Storyboards: PowerPoint eignet sich hervorragend für die Erstellung von visuellen Storyboards, um Geschichten oder Konzepte Schritt für Schritt darzustellen.
6. Smartphone-taugliche Dateien: Sie können ansprechende One-Pager oder sogar Broschüren für Smartphones in Hochformat erstellen.
7. Video-Präsentationen: Ihre PowerPoint-Präsentationen können in Videos umgewandelt werden, die sowohl Folien als auch Kommentare und Animationen enthalten. Diese Funktion ist besonders nützlich für Webinare oder Online-Tutorials.
8. Vorlagen und Master-Slides erstellen: PowerPoint ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Vorlagen und Master-Slides zu erstellen, die Sie oder Ihr Team immer wieder verwenden können, was Zeit spart und ein konsistentes Design sichert.
9. Geschäftsberichte und Pläne visualisieren: Sie können Geschäftsstrategien, Marketingpläne oder Quartalsberichte professionell und übersichtlich in PowerPoint darstellen.
10. Diagramme für Entscheidungsprozesse und Workflows: PowerPoint ist ein großartiges Tool, um Prozessabläufe und Workflows visuell abzubilden.
11. Design von E-Learning-Materialien: Durch die Integration von Audio, Video und interaktiven Elementen kann PowerPoint für die Erstellung von E-Learning-Modulen genutzt werden.
12. Schulungs– und Trainingsmaterialien: Unternehmen und Schulen nutzen PowerPoint häufig, um leicht zugängliche und verständliche Trainingsunterlagen zu erstellen.
13. Druckdateien erstellen: PowerPoint eignet sich auch zur Gestaltung von Druckvorlagen wie Flyer, Broschüren, Poster, Visitenkarten oder Onepager. Sie können das Design in hoher Auflösung anlegen und in druckfähigen Formaten wie PDF speichern. Dank der flexiblen Layout-Optionen und der Möglichkeit, eigene Grafiken, Logos und Texte einzufügen, können Sie professionelle Druckprodukte erstellen, ohne auf teure Grafiksoftware angewiesen zu sein.

Diese Funktionen machen PowerPoint zu einem vielseitigen Werkzeug für kreative und geschäftliche Zwecke.

1. Typografischer Schnelleinstieg in PowerPoint für gut formatierte Dokumente

Um in PowerPoint schnell den Einstieg zu finden und beeindruckende Präsentationen zu erstellen, ist es wichtig, einige grundlegende Dinge über Schriftarten und Formatierungen zu wissen. In diesem Artikel gebe ich Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Schriften in PPT optimal einstellen und Textfelder effektiv nutzen. Entdecken Sie, wie Sie die richtige Schriftart auswählen, um Ihre Botschaft zu betonen, und lernen Sie, wie Sie Textfelder ansprechend formatieren. Mit diesem Wissen können Sie schnell und einfach professionelle Folien erstellen, die Ihre Präsentationen auf ein neues Level heben.

Hier geht es zum Tutorial-Typografischer Schnelleinstieg in PowerPoint

2. Aufzählungen in Microsoft-PPT

Die Anpassung der Aufzählungszeichen in PowerPoint ist ein einfacher Vorgang, wenn man weiß, wo man die Einstellungen findet.

PowerPoint bietet eine Vielzahl von Optionen, um die Aufzählungszeichen ansprechender zu gestalten. Sie haben die Möglichkeit, aus Symbolen, Bildern und Zahlen zu wählen. Sie können sogar eigene Illustrationen oder Grafiken als Aufzählungszeichen verwenden.

Unter dem Symbol „Zahnrad“ finden Sie eine Auswahl an Emojis und grafischen Symbolen, bei denen Sie auch die Farbe frei wählen können. Außerdem können Sie die Größe der Aufzählungszeichen anpassen, um sie Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen.

Hier geht es zum Tutorial-Aufzählungszeichen in PPT ändern

4. Beherrschung von Animationen und Übergängen

Animationen und Übergänge können Ihrer Präsentation eine zusätzliche Dimension verleihen und helfen, Ihre Botschaft wirkungsvoller zu vermitteln. PowerPoint bietet eine große Auswahl an Animationen und Übergängen, die Sie in Ihre Präsentationen einfügen können. Wichtig ist, diese Elemente gezielt und sparsam einzusetzen, um den Fokus auf die Inhalte zu bewahren und nicht abzulenken.

Animationen und Übergänge sollten als visuelles Werkzeug verwendet werden, um Ihre Botschaft zu unterstützen. Eine dezente Animation oder ein sanfter Übergang kann die Aufmerksamkeit lenken und Ihre Aussagen verstärken.

Bevor Sie mit Animationen beginnen, empfiehlt es sich, ein Konzept zu erstellen. Animationen in PowerPoint sind einfach anzuwenden, können jedoch schnell überladen wirken. PowerPoint stellt vier Hauptkategorien von Animationseffekten bereit:

• Eingangseffekte: Objekte erscheinen auf der Folie.
• Hervorhebung: Objekte werden hervorgehoben, während sie auf der Folie sind.
• Ausgangseffekte: Objekte verschwinden von der Folie.
• Animationspfade: Objekte bewegen sich über die Folie.

Diese Effekte können in beliebiger Reihenfolge kombiniert werden. Zum Beispiel könnte ein Objekt erst erscheinen, sich nach rechts bewegen und dann verschwinden. Dafür benötigen Sie einen Eingangseffekt, einen Animationspfad und einen Ausgangseffekt. Im Animationsbereich von PowerPoint sehen Sie dann die Reihenfolge der Effekte, die nacheinander ablaufen. Legen Sie hierbei immer eine klare Animationsreihenfolge fest, um die Übergänge logisch und professionell zu gestalten.

Übertreiben Sie jedoch nicht mit Animationen und Übergängen, da zu viele Effekte die Präsentation unprofessionell wirken lassen können. Auf meinem Blog finden Sie hilfreiche Videos, wie z.B. zur Bildanimation, die Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie Animationen effektiv einsetzen.

Videoanleitung für Anfänger:

5. Design von Grafiken mit den Formmodi

Einer der herausragenden Vorzüge sind die Formmodi, die es ermöglichen, Formen direkt in PowerPoint zu erstellen und individuell anzupassen. Diese Funktionen erleichtern das kreative Gestalten von Grafiken und bieten zahlreiche Vorteile:

Die Formmodi in PowerPoint ermöglichen es, Grundformen wie Rechtecke, Kreise, Dreiecke und Linien ganz einfach zu erstellen und nach Bedarf anzupassen. Mit nur wenigen Klicks können Größe, Farben und weitere Eigenschaften der Formen geändert werden. Diese Flexibilität erlaubt es, Grafiken schnell auf die spezifischen Anforderungen der Präsentation anzupassen.

Anleitungen und Videos finden Sie hier:

6. Exportformate in PowerPoint

PowerPoint ist ein vielseitiges Tool, das eine Vielzahl von Exportoptionen bietet. Es ermöglicht das Speichern von Präsentationen im PPTX-Format für zukünftige Bearbeitungen und im PPT-Format für Kompatibilität mit älteren Versionen. Mit PowerPoint können Sie Präsentationen auch als Bilder im SVG, PNG- oder JPEG-Format speichern.

Für den Druck oder die Weitergabe bietet PowerPoint die Option, Präsentationen als PDF zu exportieren. Und wenn Sie Ihre Präsentation auf einer Webseite oder in sozialen Medien teilen möchten, kann PowerPoint Ihre Präsentation sogar in ein Video-Format wie MP4 oder MOV konvertieren.

Anleitung, um ein PDF zu exportieren, finden hier.

Sales Story: der rote Faden

Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft auf Ihr Publikum abgestimmt ist und dass Ihre Präsentation den Kontext berücksichtigt, in dem sie gegeben wird.

Eine erfolgreiche Präsentation zeichnet sich durch eine gut strukturierte Sales-Story und eine klare Gliederung aus.

Die Sales-Story erweckt das Interesse und die Aufmerksamkeit des Publikums, indem sie Probleme anspricht und Lösungen präsentiert. Eine klare Gliederung ermöglicht es dem Publikum, den roten Faden der Präsentation zu verfolgen und die Informationen leichter aufzunehmen.

Eine überzeugende Story und eine strukturierte Präsentation bilden eine solide Grundlage für den Erfolg Ihres Vortrags, indem sie Ihre Botschaft effektiv vermitteln und das Publikum dazu motivieren, Ihren Ideen zu folgen und zu handeln.

Textmenge: die Herausforderung bei allen Präsentationen

Dieser Tipp ist im eigentlichen Sinne keine Funktion, aber eines der wichtigsten Punkte bei der Erstellung von Präsentationen. Die meisten Präsentationen leiden an zu viel Informationen und Text. Hier einige Tipps, um entgegenzuwirken:

1. Kreative Visualisierung nutzen: Texter können komplexe Informationen in bildliche Darstellungen umwandeln, indem sie Bilder, Diagramme und Icons verwenden. Anstelle von langen Textblöcken werden visuelle Elemente eingesetzt, um die Botschaft klarer und anschaulicher zu vermitteln.
2. Texthierarchie und Kontrastfarben: Durch die Verwendung von Subüberschriften und kontrastierenden Farben können Texter die Texthierarchie in Ihrer Präsentation verbessern. Dadurch wird es dem Publikum einfacher, die Informationen zu erfassen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
3. Kategorisierung mit Spalten oder Boxen: Texter können Informationen in Ihrer Präsentation in übersichtliche Kategorien einteilen, indem sie Spalten oder Boxen verwenden. Dies erleichtert dem Publikum die Strukturierung und Verarbeitung der Inhalte.
4. Konzise Sätze und Absätze: Durch die Verwendung von kurzen und prägnanten Sätzen und Absätzen kann der Textgehalt reduziert werden, ohne dabei die Bedeutung zu beeinträchtigen. Texter können dazu beitragen, die Informationen auf das Wesentliche zu konzentrieren.
5. Gestaltung des Texts: Die Formatierung des Texts spielt eine wichtige Rolle bei der Lesbarkeit Ihrer Präsentation. Texter wählen leicht lesbare Schriftarten, passende Zeilenabstände und vermeiden den Gebrauch von ausschließlich Großbuchstaben, um die Lesbarkeit zu verbessern.
6. Einführung von Weißraum: Texter können bewusst Weißraum in Ihrer Präsentation einsetzen, um die visuelle Wirkung zu verstärken und die Aufmerksamkeit des Publikums gezielt auf wichtige Informationen zu lenken.

PowerPoint ist ein leistungsstarkes Tool

Damit können Sie professionelle Präsentationen erstellen. Indem Sie die grundlegenden Funktionen von PowerPoint beherrschen, können Sie Präsentationen erstellen, die informativ und visuell ansprechend sind. Es ist jedoch wichtig, Ihre Präsentationen sorgfältig zu planen und zu üben, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich sind.

Wenn Sie ein erfahrener Benutzer sind, können Sie auch fortgeschrittene Funktionen verwenden, um Ihre Präsentationen zu verbessern. Wenn Sie PowerPoint verwenden, um Ihre Präsentationen zu erstellen, haben Sie ein leistungsstarkes Tool zur Hand, um Ihre Botschaft zu vermitteln.

PowerPoint-Alternativen zum Überlegen

Obwohl Microsoft PowerPoint eine sehr beliebte Präsentationssoftware ist, gibt es auch eine Reihe von Alternativen, die Sie in Betracht ziehen können. Einige dieser Alternativen umfassen Prezi, Google Slides und Keynote. Diese Alternativen bieten ähnliche Funktionen wie PowerPoint, können jedoch etwas anders funktionieren und verschiedene Vor- und Nachteile haben.